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弄清楚簡報4W2H * * * PPT制作技巧 心得分享報告 簡報的目的 --- 溝通 Who--你要向誰做簡報﹖ When—什麼時候報告？ Where--在什麼樣的場合報告﹖ What—報告的主題是什麼？ How long—確定報告用時多長 How to do—擬定報告的思路 例 選定底圖、背景 藍色：信任、穩定 橙色：溫馨、智慧 紫色：豪華、懷舊 灰色：中立、深思熟慮 將理想簡報氛圍，明確傳達給聽眾 底色與文字的顏色採淺搭深、深搭淺 底圖的選擇不要太花俏 顏色太花會分散視覺焦點 簡單大方萬無一失 突顯文字內容容易被閱讀理解 不要喧賓奪主 例 例 善用投影母片功能 點擊屏幕上方“檢視” 可以編輯背景圖案 可以統一文字格式 將統一的圖標做成母片 切勿以文字填滿報告內容 因閱讀而分心會覺得你准備不夠 放映投影片是讓聽眾能很快理解 每頁文字五到六行為妥 每行字數盡量控制在十五字以內 例 文字部分言簡意賅 文字整潔、清晰、整體協調 字體色彩以黑、紅、藍三色爲主 字體盡量統一為華康粗黑體,數字或字母為Arail Black 簡報字體以能夠讓與會者看清楚為原則,字號不小於28 說聽眾聽得懂的話 找出簡報對象中對簡報結果最有影響力的關鍵人物 針對關鍵人物對主題的了解程度和認識來做准備 避免使用過多的專業名詞或朮語 例 用文字不如用數字 專業、復雜、比較性的內容用數字作例証 可提升內容專業性 進行分析比較 提升結論的可信度 例 RMB/pcs 0.2 0.4 0.6 0.8 0.63 0.49 22.3% 05年 06年 30% 07年 50% 40% 30% 20% 10% 06年 07年 07年承載帶CD目標 載帶CD10％ 50％自制 2.1 Shielding Can 06回顧暨07展望 06年平均每片 Shield CD 07年平均每片 Shield CD目標 0 0.34 用數字不如用圖表 需要數字資料對比的說明時將數據圖表化 心得：圖表內的箭頭及圖表盡量保持向上趨勢 RMB/pcs 0.2 0.4 0.6 0.8 0.63 0.49 22.3% 05年 06年 30% 07年 07年CD目標 0.34 善用不同形式的圖表 不同資料性質用不同形式圖表表達 扇形圖 折線圖 柱狀圖 魚骨圖 柏拉圖 氣缸原理不熟練 產品落下不順 推送產品不順 送料不順 無專用送料幾 無專用料架 PLC程式不合理 新結構不熟練 材料厚度不一致 輔助設備 其它 模具 人 操作不熟練 氣壓不夠 一張投影片一個主題 硬擠在一頁會造成閱讀困難 盡量讓內容精簡短小 以條列的方式列出重點﹑綱要 內容多可分几頁處理﹐標明順序 制作結構化的簡報內容 簡報內容的組成模式 前言 簡報主題 問題 現狀或環境背景 目的 建議 總結 例 利用項目符號將內容分層 項目符號讓你的簡報層次分明 有助於參與者的閱讀 項目符號與PPT風格整體協調 將重點做明顯區分 例 加入插圖豐富版面 打破單調呆板，快速靠近聽眾與簡報的距離 簡報本身內含圖片 考慮視覺吸引力 圖片與主題相符合 不宜將所有文字塞入一張PPT 一次只強調一個重點 枝節的內容用口述 太多內容聽眾無法注意報告 圖片表格不要全擠在一堆 使用PowerPoint范本 十萬火急時也可快速制作專業簡報 套用范本和底圖 按照既有格式依序插入內容 用色彩配置改頭換面 圖表內的顏色不要超過四種 顏色過多造成視覺干擾 以不超過四色為原則 建立色彩規劃，並堅持到底 小物件和細線用明亮的顏色 建立自己的PPT制作資料庫 多匯集一些范本、圖片、動畫等可派上用場 看到喜歡的都可以存作自用 微軟網站有免費下載的PowerPoint簡報范本 網址：/templateGallery/ct92.asp 例 在簡報中加入動畫效果 Powerpoint本身配置動畫效果 考慮使用動畫效果的必要性 控制好動畫的時間 例 例 動畫效果要與表達的意圖相符 例 一張投影片內動畫效果適度 不要用三種以上的動畫效果 不要玩酷炫的特效 使用過多動畫會模糊簡報重點 內容並列的文字保持一種效果 例 用短片、動畫吸引觀眾目光 帶觀眾融入所要表達的環境中去 從插入中選擇影片與聲音 選擇從檔案插入影片將事先準備好的短片安插進去。 例 加深底圖，使簡報更具質感 向專業水準攀升 字體顏色和底圖要呈現對比 文字才是應該被突顯的重點 強烈反差和明顯對比可方便閱讀 用明亮的字體顏色搭配暗色背景底圖是專家推薦的最搶眼的安排方式