行政管理办法-附件.docxVIP

★行政事务管理制度 一、办公行文管理制度 （一）为体现酒店内部管理的规范统一，现对酒店行文格式做如下规定。 1、 行文中文字体为宋体，字号五号，英文字体为Arial，字号同为五号。 2、 行文行间距为1.5倍。 3、 致：此发文签批人。 4、 由：发文部门及负责人。 5、 抄送：此发文需知晓部门及负责人。 6、 事宜，发文宗旨。 7、 日期，发文日期。 8、 编号：部门英文简称大写形式，年份，短横线“-”月份，短横线“-”本月第几次发文。 （二）内部通传格式与备忘录格式相同，仅对标题作以相应调整。 1、 酒店名称：内部发文时，名称统一为：C2C酒店·黄山店 二、印章管理制度 （一）根据酒店不同业务的工作需要，酒店印章有不同的使用范围。为保 酒店的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。 1、印章刻制按酒店业务需要由部门提出申请，总经理批准后，由行政人事部统一办理。印章刻好后由行政人事部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。 2、 总经理通过授权赋予一些部门对其部门印章的保管权和使用权。由被授权人在行政人事部签字领取印章，指定专人保管。 3、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 4、 酒店印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序号 印章名称 使用范围 保管部门 使用审批人 1 公章 酒店对外所有正式文件 行政人事部 总经理或授权人 2 财务专用章 酒店正式财务文件、报告、证明、票据等 财务部 财务总监或授权人 3 合同专用章 酒店各类合同 行政人事部 总经理或授权人 4 法定代表人印 支票 财务出纳室 见《财务制度》有关规定 5 办公室章 酒店人事证明 员工聘用、解聘等各类通知 对口单位函件往来 行政人事部 总经理助理 5、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所 引起的经济损失和法律责任等负全部责任。 6、 当印章管理人变动或印章在经酒店领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。 （二）印章的使用。 1、每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用登记表》并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按酒店有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。 2、酒店印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。 3、 员工如需要酒店出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，行政人事部主管确认后方可盖章。 （三）用印方法： 1、酒店印章应盖在文件正面。 2、盖印文件必要时盖骑缝印。 3、除特殊规定外，盖酒店章时一律应用朱红印泥。 （四）责任 1、 印章使用责任人对印章负有经济、行政、法律责任。印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予处分或追究其经济、法律责任。 2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应行政、经济责任，并赔偿所发生的一切费用。 三、 证照管理制度 1、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。 如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等。 2、 证照的使用包括借用、复印等。 3、证照使用必须填写《证照使用登记表》。 4、证照使用程序： 借用人申请——部门负责人复核——总经理核准——办理借用手续——在时限内归还行政人事部主管 5、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。 四、 档案管理制度 （一）、 主要内容及适用范围 规定酒店办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。 （二）、 档案的管理机构 1、文书结案后，原稿由行政人事部归档。 2、 各部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 （三）、档案的种类 1、 法规性文件。包括上级颁发、需酒店执行的，或由酒店发行的各种标准、规章制度等。 2、酒店的重大决议。包括由酒店股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括酒店总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括酒店年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括酒店各类计划指标、营销指标等。以及酒店各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括酒店各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照