公司文书档案管理.docVIP

贵 州 宏 盛 祥 贸 易 有 限 公 司 文 书 管 理 培 训 编制： 审核： 批准： 前 言 文书资料管理是公司行政办公管理组成部分，公司各项工作的顺利进行有赖于公司办公室在管理文书资料的能力与效益，而对现宏盛祥公司的文书档案管理的水平与能力，更是要提出高的水平要求。 第一部分 一、文书管理流程 按一定的标准对文书资料从发生到废除归档的一系列过程的管理。 文书管理流程图 管理按级公 管理 按级 司 分开制成内 分开 制成 外 寄出整理收集文 寄出 整理 收集 书 保管归还借出移交偏辑分开 保管 归还 借出 移交 偏辑 分开 检索废除归档分类 检索 废除 归档 分类 文书收发/制作 文书运用/保管 文书归纳/保存 由上管理图流程可看出有两大部分； 1、文书处理； 2、文书档案。 （二）文书管理体系图 收寄、制作、整理 收寄、制作、整理 处理、收发、保管、借用 文书处理 处理、收发、保管、借用 文书管理体系 分类、编辑、归档、废除 分类、编辑、归档、废除 检索、调用文书档案 检索、调用 文书、档案管理系统 文书、档案管理系统 二、文书管理要求及目标 （一）要求 1、不论何时何地，只要工作需要，尽可能提供准确、及时的信息； 2、发展和维持公司信息形成，存储，检索，留存和处置的有效系统 3、保证公司的信息要求，进行有关文书、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法 （二）目标 文书形成目标 文书存贮目标 文书检索目标 文书保管目标 文书处置目标 1、从现有案卷中清除不需要的文书 1、制定文书存贮的分类和编码系统 1、迅速查阅需要的信息 1、提出文件保管期限的分类系统 1、建立非现行文书中心并将其存放在商品信息中心 2、控制文书的形成 2、排选合适的存贮设备和用品 2、发展高效率的文书借出程序 2、对部门进行调查已决定要保存文书的类型和数量 2、在可能的情况下把文书设置成缩微制品形式 3、设计能高效利用文书 3、提出能保证案卷存贮和保护工作顺利的良好控制程序 3、控制文书归档工作 3、制定保管期限表 3、把现有文书中失去时效的文书移交给非现行文书存贮区 4、把成本标准和控制应用在文书形成过程中 4、选拨和培训案卷管理人员 4、制定清理非现行文书的案卷 4、提出非现行文书存贮和文书的销毁的控制程序 三、文书存放及日常管理方法 （一）文书存放 文书的存放是指对各类文书的放置和保管。 它是根据存放需要，购置坚固、适用的设备（文件柜）存放文书，存放地点最好单设一室，门窗要牢固，最好加防护栏，装上铁门或高档密码锁，文书装具可用文书夹，档案盒，文件袋等，并放上防蛀虫药丸，如是没有单独的保险室，要在在办公司放保险柜，需购置的铁皮柜，配置暗锁，但切忌在暗锁钥匙上标上号码，柜内放置文书，要立放不要平放，最好同文件袋，档案盒盛装，不要散装，并在装具上标明文书类别，同时与电脑（保存）检索相符，便于查找。 文书放置要分门别类、有条有理，这便于查找方便，具体方法有： 1、按文书制发部门分类； 2、按文书制发类型分类（分月、销售、政策、客户违约处罚）； 3、按文书制发时间分类； 4、按文书保密性级别分类； 5、按文书制发人分类； 6、按文书批复人分类； 7、按文书暂存性与永存性分类等。 在保存文书的盒子，袋子，夹子外表粘贴或内附有文件目录，共使用时查阅，同时做好使用记录，用后放入原处。 （二）文书日常管理方法 1、定位管理法 按文书的长宽度购置或订制文书盒（塑料盒、纸盒或文件袋），然后把所有文书按名称按一定规律分别放住在盒或袋上，依据文书标清名称，本着由上到下、由左到右的等级次序，将盒或袋放在柜内相应位置，运转回来的文书也分层次按序入位。 2、跟踪管理法 文书运转使用中，为利于查找和保管，要准确掌握其流向，主要措施是做好登记，登记可设专薄或采取勤记勤销的“日现实”办法，即对文书的借传阅过程中的每个落脚点的当日记录，便于文书管理人员查找、调阅等，当文书收回后，作为“回现实”的卡片或纸条就自动作废。 3、制度管理法 （1）建立文书借阅薄，把各类文书分门别类、有科有目地在电脑编排成文件夹，以便于阅览或查阅。 （2）借阅文书要求 ①、认真：无论何人，何故、何时借阅文书或资料不管再急，再忙，要在借阅薄上一丝不苟地履行登记、签字手续。 ②、严密：规定借阅时间，控制“密级”文书阅览范围。特别对标有“密级”文书的外借，随时请示领导，借出前要当面交代注意事项。 ③、勤查：对所管理文书一周一小清，一月一大清，一季一核对，半年一整理，有问题状况，及时上报，求取迅速解决。 ④、卡片管理法 采取编制“文书卡片” 形式对文书进行管理