图书及视听资料采购作业程序-中山医学大学附设医院.DOC

主題名稱 圖書及視聽資料採購作業程序 制定單位 圖書室 編號 219000-000-W-001 版本 第2.0版 頁碼/總頁數 PAGE 7/7 版權為中山醫學大學附設醫院所有，禁止任意抄襲、翻印及轉讓 中山醫學大學附設醫院 主題名稱 圖書及視聽資料採購作業程序 Process of Publication and Audio-visual Material Purchasing 編號 219000-000-W-001 制定者 張慧瑾 公布日期 90年05月20日 制定單位 圖書室 核准者 林俊哲 修正日期 102年02 月01日 版本/總頁數 第 2.0版/17頁 審查者 羅琬婷 檢閱日期 105年11 月07日 版權為中山醫學大學附設醫院所有，禁止任意抄襲、翻印及轉讓 一、目的 為充實館藏，徵集好書，充分發揮圖書館之功能，特制定此作業辦法，以建立明確有規則可循之採購辦法。 二、範圍 凡本館採購之紙本或電子式中外文圖書及視聽資料適用之。 三、說明 蒐集書目 由負責採購之人員蒐集國內、外出版社提供之各類紙本式或電子式的圖書及視聽資料目錄、廣告、書評等書目資料，作為選書之依據。 辦理推薦及建訂購檔 個人推薦：可隨時於圖書館網頁下載推薦清單或至圖書館填寫「推薦清單」。 單位推薦：每年3月及12月於本院及圖書館網頁、公佈欄公告推薦事項，並寄送「圖書及視聽資料推薦通知」（附件一）、「中文圖書推薦清單」（附件二）、「西文圖書推薦清單」（附件三）、「中文視聽資料推薦清單」（附件四）與「西文視聽資料推薦清單」（附件五）等四種表單給各單位使用。如遇特殊狀況（如書展現貨書推薦或限時特價圖書等）得隨時進行推薦採購作業。 整理推薦清單 檢查推薦清單中的各項資料是否填寫完整。 凡推薦清單中各項資料未填寫完整或書寫不清而無法辨別者，則通知推薦者或推薦單位，請其補齊資料後再行推薦。 凡推薦清單中各項資料填寫完整者，則進行書目查證、補正等作業程序。 複本查詢 進入本館圖書目錄查詢訂購檔案是否為本館已有、訂購中或處理中之圖書或視聽資料。中文資料複本原則最多3本，西文資料複本原則最多1本，欲加購複本者須說明用途。 確定不訂購或不重複購置者，則在推薦清單上註明不予訂購的原因，並告知推薦單位。 建立訂購檔：接受推薦之部分建立請購清單。 估價及呈送院方核示 代理訂購：找書商估價。 直接訂購：政府出版、獨家出版（獨家代理）或現貨特價之圖書及視聽資料，可直接向其詢價。 上系統登錄及列印「中山醫學大學附設醫院財務請購簽核單」（附件六），附上廠商之估價單。 院方同意即進行（四）以後之步驟；院方不同意即告知原推薦單位不予採購之因。 議價及訂購 由總務室或本館進行議價作業。議價程序完成後，即可確立書商及議價總金額（或折扣）。 編製訂購清單：整理原請購清單，無法估價的部分加註原因，並將已估價完成之書目資料重新編制，即成「訂購清單」。 寄發訂購清單，進行訂購。 訂購清單發出後，隨時與書商保持聯繫，以便掌握購書的進度。對於因缺貨、絕版等無法到書的情形，則於訂購清單上加以註記，不列入該次訂單中。 點收及催缺 收到書後首先逐筆比對「送書清單」與到館的圖書或視聽資料其書目資料是否相符。圖書的書目資料係依圖書的版權頁、書名頁及封面為核對依據。 逐筆比對「訂購清單」及「送書清單」，確定是否為本館所要訂購之圖書或視聽資料。 檢查每一件圖書或資料的外觀是否有污損，裝訂是否完好，圖書或視聽資料的附件有無遺漏或瑕疵。 對點收事項中不符之部分如遺漏或缺寄者，則通知書商補寄。其他不符之部分如題名錯誤、外觀污損、脫頁、畫面不清等情形者，則退回更換。 對於尚未出版或絕版等狀況，則在「訂購清單」上註記。 登錄及加工作業（編目同仁負責） 點收無誤者，即製作登錄號碼條。 貼條碼。 圖書部分：將該登錄號的條碼分別貼在封面、書名頁（無書名頁者貼在目次頁或目錄頁）及封底。至於圖書含有附件者，則在圖書封面下方加貼「本書另含附件，借閱請洽櫃檯」之標籤，同時分別在附件外盒/塑膠套、圖書的封面及封底下方加貼附件條碼。 視聽資料部分：將條碼貼在外盒或實體上。 貼防盜磁條。 蓋章。 蓋來源章：在圖書封底上方空白處蓋來源章，註明到館日期、書商名稱及定價。 將館藏章蓋於圖書的書名頁，如無書名頁則蓋在目次頁或目錄頁。 圖書三邊蓋邊章。 暗記章蓋於第101頁、201頁???依此類推，若少於101頁，則蓋於第11頁。 持有舊版文件之人員，應主動銷毀該份文件，並使用最新版本文件。 若採購方式有內含圖書加工服務者，則上述3-7-3及3-7-4之部分由書商負責。 辦理驗收核銷 館員自行代墊貨款或僅有收據者：填寫「單據黏貼單」（附件七），並附上財務請購簽核單、儀器設備採購驗收單（附件八）、到書書目或資料清單、發票或收據等相關資料，經