得心应手办公室主任必备资料32介绍.docVIP

第三章 采购员岗位执行标准 第一节 采购员应具备的才能在传统思维里，采购就是拿钱买东西，其目的就是以最少的钱买到最好的商品。然而，事实并非如此，随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，一门专业，一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。采购员也不是一件轻松的工作，需要较高的专业技能和谈判技巧。采购不仅是价格问题，而且大部分不是价格因素，更多是品质水平、品质保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等。有些东西看起来买得很便宜，但经常维修、经常不能正常工作，就大大增加了使用的总成本，如果买的是假冒伪劣商品，就会蒙受更大的损失。因此，作为一名采购员，从最基本的出发点上看，应具备以下的能力： 一、成本意识与价值分析能力 采购支出是构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必争，不可大而化之；其次，必须具有 “成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投 入 （成本）与产出 （使用状况———时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，对原料、人工、工具、税收、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。 二、预测能力 在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售”的态度，揣摩物品是否可能供应日用。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将 受影响的幅度有多少。总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能对物品未来的供应趋势预谋对策。 三、表达能力 采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购商品的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更必须具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情”来获取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。 四、专业知识 采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源，组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助于与供应商的沟通，并避免上当受骗。有了专业知识，采购人员就更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、性能要求，了解市场行情、价格走势，需要了解供应商的实力、供应商报价的合理性、实地考查供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。总的来说，作为专业采购员，需要了解世界市场变化和供应商的表现，因此需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，另外还需要英语表达和沟通能力、计算机网络等知识。 第二节 采购员应掌握的采购流程采购流程是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员因为对采购的流程不熟悉，对采购工作无从入手，或进行采购活动却错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。所以，采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分必要的。具体的采购流程如下： 一、收集信息 1.充分了解需购材料的品名、规格。 2.调查市场行情。 3.收集有关生产厂家的资料。 4.收集有关替代品的资料。 5.收集有关品质及其他方面的资料。 6.核定资金预算。 二、询价 1.选择询价对象。 2.询问价格。 3.整理报价资料。 4.选择议价对象。 三、比价、议价 1.经成本分析后，研拟底价，设定议价目标。 2.决定采购条件 （向厂商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。 3.其他厂商价格是否较低。 4.考虑价格上涨下跌因素。 5.估算运费和保险费及关税。 6.核对付款条件。 7.比较交货期限。 四、评估 1.同规格产品宜有几家供应商询价、比价、议价。 2.是否为信誉良好的生产厂家。 3.是否有必要办理售后服务。 4.厂商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。 5.是否有必要开发其他厂商或外购。 五、索样 1.索取样品。 2.整理检验结果并进行比较。 六、决定 1.选择适当的供应商。 2.签订采购合约。 七、请购 1.按物料计划计算请购物料数量与交期。 2.请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件。 3.分批交货者应在请购单上注明分批交货时间表。 八、订购 1.订购单函寄或传真至供应商。 2.再向厂商确定价格品质要求交货期等。 九、协调与沟通 1.对能否达到交货期，供应商要及时回复。 2.不能达到者及时协调联络，以确定一个合适的交货期。 十、催交 1.无法于约定日期交货时联络请购部门