行政类档案保年限及清理基准草案.docVIP

PAGE PAGE 3 行政類檔案保存年限及清理基準（草案） 基準代碼：02 函頒日期及文號：○○○○○○ 一、編訂說明 編訂緣起及目的 檔案法（以下簡稱本法）第十條規定，檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存；機關檔案保存年限及銷毀辦法修正草案第五條規定，各機關應就主管業務，編訂檔案保存年限區分表，函送檔案管理局審核。同辦法修正草案第四條規定，定期保存之檔案，其保存年限應區分為三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年，但屬檔案管理局訂定之機關共通性檔案保存年限及清理基準表所列者，不在此限。 按各機關內部單位分為業務單位及輔助單位二種，業務單位係執行本機關職掌或委任及委託事項之單位，而輔助單位係承辦秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、公共關係等支援服務事項之單位；輔助單位工作與本機關職掌相同者視同業務單位。各機關輔助單位產生之檔案其性質及價值大抵相同，且多為定期保存，惟缺乏檔案保存年限判定基準。又業務單位產生之檔案，如屬同質性機關（如直轄市政府及縣市政府所屬之戶政事務所、地政事務所及高級中等以下各級學校等）其檔案性質及價值亦相同，保存年限亦應趨於一致，且目前戶政及地政機關業務單位產生之檔案，其業務中央主管機關訂有統一之檔案保存年限基準。為減輕各機關編訂檔案保存年限區分之人力與時間負荷，並建立機關共通性檔案保存年限判定基準，爰參考英國、美國、加拿大及澳洲等國作法，由檔案管理局訂頒共通性檔案保存年限及清理基準，作為各機關共通性檔案保存年限判定及清理準據。 適用範圍 本基準適用各機關及學校一般行政之檔案；其業務範圍含括綜合業務、法令規章、研考業務、議事管理、對外聯繫、文書管理、檔案管理、採購業務、出納管理、財產管理、物品管理、車輛管理、廳舍管理等。 編訂過程 本基準之起草係參考檔案管理局委請學者專家研提之事務類檔案保存年限基準表調查分析報告、事務管理規則、事務管理手冊及相關業務法規，編擬而成。嗣經編定工作小組召開五次會議討論完成基準初稿，再經召開學者專家座談，徵詢檔案使用者意見，以及函請相關機關表示意見後，提報檔案保存價值鑑定委員會通過，由檔案管理局頒行。 基準表要項 基準表依業務性質區分若干主題，每一主題應包括下列要項： 主題編號： 係指基準及主題代碼之組成，主題代碼為二位阿拉伯數字，依序從00 排列至99。 主題及內容描述： 包括主題名稱及主題涵蓋範圍之說明。 項目： 每一主題下依照檔案屬性及重要性區分項目，每一項目包括下列內容： 項目編號 係指基準、主題及項目之代碼組成，項目代碼為二位阿拉伯數字，依序從00排列至99。必要時，依內容描述及清理方式之不同，區分子項目。如020604印信管理區分020604-1內容描述為「印信申請、啟用、製換發、繳銷及印模單」，清理方式為「機關永久保存」，020604-2內容描述為「用印申請單」，清理方式為「保存五年後經首長同意銷毀」。 項目及內容描述 包括項目名稱及其涵蓋事項範圍說明。 清理方式 依據檔案性質及價值訂定保存年限，並說明各機關檔案保存、移轉及銷毀等檔案清理之方式，各機關應依本基準第五項「清理方式」辦理。 備註 敘明上述內容未及備載者。 清理方式 本基準為各機關判定行政類檔案保存年限最低基準及清理之依據，有關檔案清理方式說明如下： 移轉檔案中央主管機關 依據國家檔案移轉辦法第二條規定辦理。 機關永久保存 不列入國家檔案移轉之範圍，各機關應依檔案法及相關法令妥善管理。 屆滿保存年限或成就條件後經首長同意銷毀 機關檔案管理人員應於檔案屆滿保存年限後編製檔案銷毀目錄，並填註基準項目編號，送請相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限者，應簽註延長之年限及理由。經首長同意銷毀之檔案，依機關檔案保存年限及銷毀辦法修正草案第十二條規定，辦理檔案銷毀，並於一個月內將共通性檔案銷毀執行情形，函送檔案管理局備查。 PAGE PAGE 11 暫停清理授權及修正建議 暫停清理授權 重大輿情之特殊個案發生時，檔案管理局認有必要，得暫停本基準清理授權，未回復前，各機關不得銷毀檔案。 修正建議 各機關對於基準表之主題、項目內容或清理方式等有修正建議時，其申請及修正程序如下： 各機關檔案管理單位或人員應填妥機關共通性檔案保存年限及 清理基準表修正建議（附件一），送請相關業務單位表示意見，經首長同意後，函送檔案管理局。 檔案管理局彙整機關共通性檔案保存年限及清理基準表修正建 議，並視需要召開會議協商，如有修正，將函頒各機關以為遵循。 二、檔案保存年限及清理基準表 0201綜合業務 本項次包含公務登錄；出版品、圖書及刊物管理；