3归档文件整理规则讲2007三.pptVIP

企业归档文件整理规则 一、实施归档文件整理规则的意义 １、减少归档文件整理的工作量 ２、有利于档案的开放利用 ３、有利于档案工作的现代化管理 二、归档文件整理规则适用范围、整理对象及整理环节 １、适用范围 　各级机关、团体、企业、事业单位 ２、整理对象 　是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质材料 　包括执行或参照执行《工业企业档案分类试行规则》的企业、事业单位形成的党群工作、行政工作、经营管理、生产技术管理前四大类纸质材料 ３、整理单位及环节 （１）整理单位：以“件”为单位进行整理 （２）整理环节：件的确定－装订－分类－排列－编号－编目－装盒－排架 ４、时间要求 各单位一般应在下一年度的第二季度内完成文件归档整理工作 三、归档文件整理的原则 １、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用 ２、贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便高效、科学地开展文件归档整理工作的制度化、标准化、现代化 四、归档文件整理要求 １、归档文件应齐全完整，保管期限划分准确 每个单位都应制定符合本单位实际情况、科学合理的文件归档范围和保管期限表 制定流程： 制定时需要注意： （１）、应体现本单位特点，条款宜细不宜粗 （２）、以本单位形成的文件为收集归档的重点，不要忽略内部使用的、没有发出的文件 （３）、对本单位的重大活动、重要事件等形成的成套归档文件，应以主要文件的价值来确定整套文件材料的保管期限 ２、整理归档文件所使用的材料必须符合档案保护的要求 （１）书写材料：应使用耐久的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水、印泥等。 不要使用：铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、印台油等 （２）装订材料：使用线或不锈钢订书钉等有利于保护档案的材料作为档案整理的装订材料 ３、如果实行文档一体化，要做好以下几项工作 （１）严格登记 （２）及时收集 （３）严格检查 （４）随办随归 特别要注意内部文件的收集归档 五、归档文件整理方法 （一）、件的确定 １、一般以每份文件为一件 ２、几种特殊情况 一是有些文种的文件，如正文与附文、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全或归档后查不到，应此作为一件处理； 二是在实际工作中，有些种类的文件，如正本与其它稿本、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加不必要的编目工作，因此明确其为一件。 三是还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时需要相互查证，因此也作为一件 四是有些文件如会议记录、介绍信存根、式样同一的表格，不便拆散整理，或无每张作为一件归档的必要，可作为一件 ３、对上述情况具体的“件”的确认 （１）文件正本与不同稿本 （２）正文与附件 （３）正文与文件处理单等 （４）原件与复制件 （５）转发文与被转发文 （６）报表、名册、图册 （７）来文与复文 （８）没装订的式样同一的表格 （９）不便拆开整理的会议记录 （二）、文件的修整 主要包括修裱、复制、去除易锈金属物及折叠 １、对破损文件进行修裱 ２、对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制 ３、去除文件上易腐蚀的金属物 ４、对过大的文件进行折叠 （三）、装订 １、装订的顺序 对几份文件作为一“件”的归档文件，对这些文件的排序 ２、装订方式及用品 （１）采用不锈钢钉在左上角或左侧进行装订（推荐） （２）采用缝纫机在左上角或左侧进行装订 （３）采用“三孔一线”左侧线装方式进行装订（用于装订较厚的文件） 纸张的对齐： 采用左上角装订的把文件纸张的左上角对齐 采用左侧装订的把文件纸张的左下角对齐 一个单位所采用的装订方式应相对统一 （四）、分类 分类是归档文件整理工作的基本步骤，是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机联系的过程 它主要包括选择分类层次、制定分类方案、文件的归类等具体内容 １、选择分类层次 本规则规定归档文件可以按年度、保管期限、机构或问题来进行分类 （１）按年度分类 （２）按保管期限分类 （３）按机构或问题分类 上面三种分类方法，年度和保管期限是必选项，分类层次最多三层，最少二层 小单位选择二层　　大单位选择三层 ２、制定分类方案 分类方案是在确定分类方法后，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。 （１）确定分类法 太仓地区　在机关宜采用 年度－－机构（问题）－－保管期限 年度－－保管期限　　（小单位采用） 企业　问题－年度－保管期限 （２）制定分类方案 按年度和保管期限分类时，其类目名称是固定的，“××年”和“永久”、“长期”、“短期” 按机构（问题）分类，类目名称应根据单位的实际情况来设定 按机构设置类目，有一个机构就设置一个类目，机构名称就