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PAGE PAGE 14 公文处理基础知识讲课提纲 公文处理是秘书部门一项最常见、最经常的基础性工作，也是秘书部门最原始和永恒的职能。古往今来，统治阶级执政掌权，无不需要公文手段和工具，公文处理不管是现在还是将来仍然是为执掌政权、实施领导服务的秘书部门最基本的任务之一。1996年5月，中央办公厅在1989年《条例》的基础上又发布了新的《中国共产党机关公文处理条例》，2000年8月，国务院办公厅在1993年《办法》的基础上也出台了《国家行政机关公文处理办法》（以国务院文件形式发布）。公文处理分收文处理和发文处理。收文处理指收到外部送达本机关、单位公文后，对其进行拆封登记，直到阅办完毕立卷归档的整个过程。发文处理指公文从拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个过程。 一、公文处理基本知识 所谓公文，就是公务文书，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《条例》和《办法》规定了党政机关公文的法定性质。《条例》第一章第二条指出：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《办法》第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”党政机关公文的法定性决定了它的固有特性，在实际工作中必须严格遵循其内在规律。公文有五个特点：一是特定的作者（必须是依法成立并能以其名义行使权力和担负义务的组织和个人）、二是特定的读者（公文的阅知者是定向的）、三是特定的属性（鲜明的政治性和强烈的政策性）、四是特定的体式（它是从维护党政机关文件的严肃性和处理公文便利的角度确定的，包括统一的文种、结构、用纸、文面格式及文书处理的程序和制度等）、五是特定的权威（体现的是党和国家机关的意志，一经发布，就具有约束力，有的还具有和法律同等的权威，任何组织和个人必须严格遵守，不得违背）。 公文处理是一个动态的过程，它包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作，也就是我们平时所说的文电工作。公文处理要坚持实事求是的原则，严格按程序和有关规定进行，做到准确及时、安全保密。公文处理工作是各地区各部门办公（室）厅系统的一项基本业务（日常工作），是确保机关正常运转的一项很重要的工作，长期以来，各地区各部门对公文处理工作高度重视，制度完善、管理严格、运转高效。电子公文按电子公文收文处理。 （一）收文处理 收文处理（办理）是各级党政机关秘书部门的一项经常性、基础性工作。我们收到上级机关或相关单位送达本机关的公文（文件、机要信函、内部刊物等），要经过签收、清点、登记、拟办、呈批（传阅）、交办转办、办复、归档等办理过程。 1.签收。文件管理人员从机要投递员或本单位收发员手中接收给本机关的文件（上级平级下级）时，应在对方的送文登记簿上签字。签收前，要对投递单上写的收文单位和编号与文件袋（机要信封）上的收文单位和编号进行认真核对，看它们是否一致。电子公文签收后应按要求向发文机关反馈信息。 2.清点。文件管理人员拆开文件袋（机要信封）后，要对照发文通知单，对收到的文件进行认真清点核对。一是核对文号、份数、密级、起止号与发文通知单是否一致；二是核对发文通知单编号是否相连，以及文件发出日期与收到日期的间隔时间是否正确，传递途中有无延误现象等，如发现问题要及时与来文单位或文件投递单位联系，查明原因并商定处理办法。 3.登记。收文单位要配置专门的收文登记本（网上办公要有可靠程序），对收到的来文最好能分门别类及时、准确、完整地进行登记，包括收文日期、来文单位、文号、文件标题、密级、份数、阅读范围等等。 4.拟办。收文单位要印制专门的“收文处理单”，负责公文处理的秘书人员就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并填写在“收文处理单”上，连同文件一并报分管领导和主管领导审定。如：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件、本机关所属部门或下级机关机关主送本机关的请示件、平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件，还有些重要或机密性较强的文件虽不需办理，但要提出阅读或分发意见。已固定或文件中已明确分发范围和处理办法的文件，按原规定或惯例办理，不需另提出拟办意见。 5.呈批、传阅。公文处理人员提出拟办意见并经分管领导审批后，就要按拟办方案或主管领导批示意见，呈送有关领导同志审阅审批。还有一些阅知性文件份数不够时，相关领导同志看文件就需要传阅。传阅文件要使用文件夹和文件传阅单，阅文单上要写明阅文对象的姓名、文件字号、阅文时间和领导批示栏目，阅文单末位要注明联系单位和电话。阅件一般先送主要领导、分管领