浅谈县级档案馆馆藏档案在利用过程中存在风险及对策.docVIP

浅谈县级档案馆馆藏档案在利用过程中存在风险及对策 　　摘要：作者按照档案利用中存在的风险点、档案利用过程中存在风险的原因、采取有效措施避免档案利用风险的对策的顺序进行了论述，强调只有把风险管理程序化、系统化、科学化地融入日常档案管理之中，遵循“以防为主、防治结合”的原则，才能保证档案更加安全，最大限度地延长档案的利用寿命，发挥好档案不可替代的凭证和依据作用，为各项事业发展创造良好的条件。 　　关键词：县级档案馆 档案利用 风险 对策 　　 　　档案利用，是档案利用者通过查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源的利用价值得以实现的过程。随着经济的发展和社会的不断进步，社会档案意识明显增强，档案利用在传承文明、服务社会及各项事业中，扮演着越来越重要的角色。但是，在档案利用过程中，也存在着不同程度的利用风险。 　　一、档案利用中存在的风险点 　　（一）档案人员安全风险意识、责任意识淡薄 　　档案利用工作是整个档案管理系统中的重要环节，也是档案工作的根本出发点和落脚点。作为档案管理的责任主体，档案人员的风险防范意识和责任意识显得尤为重要。例如崔某到某市档案馆查阅招工档案，在利用中趁工作人员不注意，擅自涂改招工档案内容，造成了档案的失真。这其中固然有利用者的违法行为，但档案管理者的监管责任同样不可忽视。在档案利用过程中，经常见到一些档案管理人员直接把档案交给利用者，任由查阅者随意翻阅、摘抄与拍照复制，而缺乏必要的监管，这样做极易造成档案的丢失和档案失密、泄密。 　　（二）档案资料利用制度建设需进一步完善 　　档案部门虽然制定了档案查阅利用制度，但是随着利用范围的扩大、利用者的增多、利用目的的多元化，档案查阅利用的制度需要及时的完善和补充。面对档案利用者新的利用需求，档案人员依然墨守成规，制度落实不到位，思想观念没有更新。再者有些档案人员的责任感、业务素质还需再提升，即使有完善的制度也未严格按照要求去做，碍于人情和面子，在工作中存在着违规操作的现象。如李某，某科研单位档案管理员，违反利用规定将两份绝密档案擅自提供给他人，造成档案泄密，最终受到了法律的严惩。 　　（三）档案开放鉴定工作不严谨，导致档案利用存在风险 　　档案开放鉴定工作是档案利用前的一项重要基础性工作，鉴定工作的质量高低直接关系到档案信息的安全和有效利用。《档案法》第四章第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”档案的开放鉴定准确与否，直接关系到档案的安全。明明是不应该公开的档案，如果档案馆工作人员不细致，不认真，却作为开放处理了，被查阅者随意查阅或在网络上进行公布，易造成档案信息失密。 　　（四）电子档案的不可读与失真现象更加普遍 　　随着档案信息化的不断发展，电子档案大量产生，给档案利用增添了新的形式，在方便利用者查找和阅读的同时，也给档案安全管理带来了新的课题和新的挑战。比如电子档案与读取设备的不兼容造成电子档案不能读取；网络黑客与电脑病毒的攻击对档案信息的威胁，给篡改和仿制档案带来了可能，对档案的凭证作用产生质疑。 　　（五）档案正常利用中对档案造成的损毁或失密 　　在正常的档案利用过程中，也有可能对档案造成损害。一是由于利用者不小心，在利用过程中损毁或污损档案，这虽属“意外伤害”，但档案人员也应及时提醒利用者多加注意，尽可能地避免对档案的损害。二是工作人员违反操作规程，例如有的没按要求填写调卷单、有的调卷后随意堆放、有的违反网络安全和数据库管理规定等，这些都会增加档案利用的风险。 　　二、档案利用过程中存在风险的原因 　　（一）主观原因 　　档案工作人员的责任心、工作经验与业务素质、风险意识是档案利用存在风险的主要原因，档案工作是一项严肃性、科学性、系统性的工作，档案工作人员的业务素质、工作经验、风险防范意识直接影响到档案利用工作的安全与工作质量。在整个档案管理环节当中，档案的鉴定、库房管理、设备管理与运行、档案网络化管理、档案的调阅与审核、案卷的质量等方面跟档案人员的综合素质有着密不可分的关系。工作人员的责任心强、工作经验丰富、业务能力过硬，档案管理和利用的风险就小。同时，档案工作人员风险意识强与弱，对产生档案利用风险的结果也不同。档案人员的风险意识、责任心强，利用的风险就小，反之，则利用风险就会增加。 　　（二）客观原因 　　1．档案利用者的广泛性以及档案内容的丰富性 　　随着社会档案意识的不断提高,档案利用者及档案的利用率也逐年增长，馆藏档案资料在编史修志、宣传教育、化解矛盾纠纷、工作查考、学术研究、经济建设等方