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电子文件分类和影响以及实施档案管理思考 　　摘要:电子文件在政府机关及各企事业单位中应用普遍,但由于电子文件自身和储存介质的特殊性,其管理方法目前尚未形成特定规范。本文将分析电子文件形成、收集、管理的主要分类及其影响,浅述电子文件档案管理工作的设想,以供同行借鉴。 　　关键词:电子文件 分类 影响 管理 　　 　　0引言 　　自九十年代末,计算机在政府机关及各企事业单位中不断得到普及应用,电子文件作为档案系统的一部分,其重要作用亦日益凸显。电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机硬盘、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。 　　1 常用电子文件的形成、收集、管理的主要分类 　　从电子文件的形成和收集可主要分为三类:其一是运用电子计算机网络管理系统,通过网络传递的方式形成电子文件;其二是用存储介质保存电子文件;其三是通过扫描的方式形成电子文件。 　　第一种网络传递的电子文件,应通过过程控制进行管理,从电子文件的形成到各级传阅、审批、签署都应授权在网上受控进行,同时在签署完结后由档案部门录入档案计算机管理系统。经过处理后,可实现计算机全文检索利用。第二种以存储介质保存的电子文件,如用光盘、软盘、U盘等载体存储的电子文件,需要特定人员检查存储介质是否合格和损伤,电子文件与纸制文件是否一致,是否携带病毒等。待检查合格后由档案部门人员接收归档。这种方式归档的电子文件无签署痕迹,与相应纸制文件的一致性很难保证。第三种是以扫描方式形成的电子文件,当遇到如计算机被病毒侵害,电子文件未能及时保存下来等情况,可通过扫描的方式形成电子文件并进行归档。 　　目前一部分政府机关及企事业单位采用了内部局域网管理系统(如OA办公系统)进行企业信息管理工作,各项文件工作流程都在管理系统上进行,运用网络技术进行文件管理和归档是档案现代化管理的趋势。 　　2 电子文件对档案管理工作的影响 　　2.1 电子文件对计算机有很强的依赖性,它是由拟稿者直接录入存储介质,随时产生并可随时在存储介质上进行修改,一经形成后,通过技术处理和构建管理系统,实现档案人员、技术人员共享,这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。 　　2.2 对电子文件进行档案管理时,文件的形式特征和内容特征均发生了变化。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要如纸质文件那般的固化分类整理。用户可以根据需要,利用网络信息管理系统对电子文件进行自由组合分类。 　　2.3 对电子文件进行档案管理而言,电子文件一方面由于制作方便,将衍生出比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据可不断地修改和补充,因此很难界定保管期限,且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。此外,由于电子文件载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。因此,其鉴定和管理方法目前尚未形成特定规范。 　　3 关于推动电子文件档案管理工作的一些思考和浅见 　　3.1 将单一的纸质文件归档工作骨干队伍转变为纸质和电子文件归档能力合一的新队伍。 　　纸质文件归档经过多年的总结和实践,已形成相对稳定且具备专业水准的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像纸质文件立卷归档人员经与档案管理部门多年合作建立了相对默契的工作关系,因此不容易与档案管理部门在电子文件归档上达成共识。所以,依托原纸质档案立卷工作骨干培养处理电子文件立卷的专业工作能力,比以计算机与信息管理人员为主体另行建立一支电子文件归档工作队伍更为现实,这种做法尤其在中小型规模政府机关及企事业单位中更为务实。 　　将归档队伍能力合二为一的同时,亦须始终坚持电子和纸质文件并存原则。电子文件形成单位应将具有保存价值的电子文件输出制成纸质档案与电子档案同时归档保存,并准确标识它们之间的联系。 　　3.2 完善档案制度体系,加快建立电子文件管理制度和系统。 　　目前建立起规范的电子文件管理制度的政府机关及各企事业单位不多见,电子文件管理制度作为档案现代制度体系的重要组成部分,应得到必要的重视。其一,建立电子文件管理分工制度。以制度确认电子文件的地位,明确档案管理部门和相关部门的关系,明晰主从、监督、检查、指导等几大职责,统一电子文件的软硬件设施。同时,还应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系,保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理,都有专人负责。其二,建立电子文件立卷归档制度。电子文件归档经手复杂,不但有业务部门的承办人,以及行政部门的接收员,还有包括数据录入员、计算机技术人员或信息管理人员等,因此必须靠制度制约归档人员,使