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论高校档案信息化网络系统建设研究与应用设想 　　【摘要】根据今年9月份教育部发布并开始实施《高等学校档案管理办法》,指出高校档案机构应为社会利用档案创造便利条件,以及高校档案管理中所面临的现状和问题,分析了国内外对信息管理的方向与进展情况,研究了高校档案管理信息网络建设的意义和可行性,提出了建立高校档案管理信息网络的策略与完善我校学籍类档案数据库信息内涵的构想,以适应目前高校档案管理现代化、科学化和信息化的发展需要。 　　【关键词】高校 档案 信息化 建设 研究 设想 　　【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(b)-0103-03 　　 　　在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,不能真正实现档案信息资源共享,应该说这是人们的思想认识和管理技术和手段跟不上发展形势之故。因此为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求,必须转变观念、与时俱进,借助先进的通讯设施和技术手段,建立与完善高校各类档案信息网络,以实现档案信息资源的共享。 　　 　　1 国内外研究现状 　　在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所用,目前校园网的档案资源也已经基本上入网,但由于档案数据的格式不够统一、档案利用者的权限管理不够明确等诸多原因,档案资源还有待进一步的网络化管理,高校档案工作是高校发展的活化石,它不仅是高校发展的历史凭证,而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌,它随着学校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累,而档案的生命力也就在于它能不断地满足社会的需求,与时俱进,它具有其他资料不可替代的功能和作用,因此,高校应十分重视高校档案工作的建设。 　　在信息资源管理的相关理论研究方面,国外主要涉及用户与Web界面多维模型、因素分析;信息共享多语言处理技术;信息资源共建标准化;信息共享设备;信息共享载体与数据模型等内容。美国咨询家汤姆.彼特斯(Tom Peters)指出,信息资源管理的成功,5％在于技术因素,95％在于心理因素即人的因素,而档案资源作为信息资源的重要一块不但要在设备和技术上有高的要求也需要充分考虑到人的因素。以人为本的管理,不仅已经成为当代世界各国优秀企业中最主要的管理模式与管理哲学,而且已成为社会大众和管理学家的共识,并且在管理实践中得到了运用与发展。 　　 　　2 高校档案管理信息网络建设的意义 　　档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其收集、分类、存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言,由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理信息网络都具有其积极和重要的意义。 　　2.1 适应经济社会和科技发展的需要 　　随着计算机应用的日益广泛,档案管理工作也加快了计算机的应用,主要用于档案目录的分类、存贮和管理,利用的方式也基本上是单机型的,当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一,其管理或系统,在功能上是大同小异的,主要为档案目录的存储检索,为档案工作人员管理工作的工具,还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务,或由用户自行上机检索档案信息。因此这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展,在办公、商务、管理等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立,使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料,现在都是用电子文件的形式在网上发布,并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势,档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展,才能适应经济社会科技发展的需要。 　　2.2 提高档案管理工作的质量和水平 　　高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同时并存。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的