北京工商大学档案管理办法.doc

PAGE 13 - 北京工商大学档案管理办法 第一章　总则 第一条　为了加强学校档案工作，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局颁布执行的《高等学校档案管理办法》、教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，制定本《管理办法》。 第二条　学校档案是指在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条　学校形成的各类档案，既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有利于开发利用。 第四条　档案工作是学校的重要基础性工作之一，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。 第五条　档案工作应列入学校的整体发展规划，并成为各级领导的职责和管理工作的组成部分，学校在人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费方面予以保证。 第二章　体制、机构和职责 第六条　学校的档案工作实行统一领导、集中管理的原则，对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像和实物等各类档案实行集中管理。 第七条　学校档案工作由学校档案馆负责。学校各部门必须有一位负责人主管本部门的档案工作，并确定1-2名兼职档案人员，负责本部门档案的收集（预立卷）、整理、立卷和移交工作。 第八条　档案工作要纳入学校各级各部门工作的议事日程，纳入教学、科研和各项管理工作，纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结和验收学校各项工作的同时，应布置、检查、总结和验收档案工作，确保档案工作和信息化建设与学校其他工作同步发展。 第九条　档案馆是学校档案工作的管理部门，也是保存和提供利用学校档案资料的服务部门。 第十条　档案馆的基本管理职责 (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； (二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； (四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； (六)开展档案的开放和利用工作； (七)开展学校档案工作人员的业务培训； (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。 （十）完成学校领导交办的其他与档案相关的任务。 第三章　文件材料的归档、移交和接收工作 第十一条　实行部门、课题组立卷归档制度，各类文件材料由形成部门按各类档案归档范围进行立卷，定期向档案馆移交。档案馆应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校或各部门代表学校与外单位签订的合同、协议、合作意向书等具有法律效力的档案材料，根据实际情况可以随时归档，档案馆应设置专柜妥善保存，以便今后工作查询。 第十二条　学校在教学、科研、管理及一切活动中形成的各种载体形式的材料必须按规定归档，任何部门和个人不得以任何借口将应归档的材料据为己有；对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管、捐赠等形式收集保管，对于移交和损赠档案的部门及个人，应尊重其权益。 第十三条　充分发挥档案法规的行政监督职能。在基建工程验收和大型仪器设备开箱时，应有专职或兼职档案人员参加。其它各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。 第十四条　归档范围 （一）党群类 主要包括：党委、纪检、组织、宣传、统战、工会和团委负责召开的各类会议的文件、会议记录、工作计划、总结、报告、批复及上级机关针对本校关于党务管理方面下发的文件材料。 （二）行政类 主要包括：校办、人事、离退休、监察、审计、外事、武装、保卫、后勤、图书馆、档案馆和校办企业负责召开的各类会议的会议文件、会议记录，工作计划、总结、报告、批复及上级机关针对本校关于行政管理方面下发的文件材料,以及人事处在职职工个人档案和离退休工作处离退休职工个人档案。 （三）教学类　 主要包括：教务处、学生处、研究生部及学校各级院系部、各教学实践中心反映本校教学管理、教学实践和教学研究等各个环节中形成的不同载体的文件材料。教学类档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 （四）科研类　 主要包括：科学技术处、各科学研究基地（中心）在科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。科研类档案必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程。 （五）基建类　 主要包括：规划建设处基本建设管理和项目建设中形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 （六）仪器设备类　 主要包括：国有资产管理处、计算机网络中心及学校各部门有关仪器设备管理和仪器设备项目（特别是