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高校院系信息化管理系统实现及应用 　　摘 要 分析院系信息化管理的意义和需求，归结出院系信息化系统在功能设计、快速信息传递、信息资源共享、平台安全等方面的要求，提出设计构想。并通过某二级学院信息化平台建设的实例，阐述信息技术功能实现的方法和意义，探讨模块设置、操作界面和安全功能如何实现问题。 　　关键词 高校院系；信息化管理；信息化平台 　　中图分类号：TP315 文献标识码：B 　　文章编号：1671-489X（2015）15-0019-03 　　伴随着大数据和互联网+时代的来临，信息化管理成为势在必行的一场管理手段的革命，并迅速渗入了社会的各个领域和阶层[1-2]。中国高校正处于信息化建设过程中，各个学校都在引进或开发满足单一功能或者多项功能的信息系统，但总体而言还没有形成非常成熟的体系，均有或多或少的瑕疵，信息化建设的投入没有达到预期效果。高校在日常办公、科研、教学、学生管理、后勤管理等板块均有各自独立的信息化管理系统，但目前这些系统多表现为多样化、系统不兼容、操作复杂等形态，对信息化支持高校办学的职能发挥不够，不能有效地、全面地为师生提供服务，为领导提供决策依据。而高校院系在推行信息化管理进程中，在认识、措施和保障方面更为滞后，几乎没有专门的信息管理系统进行工作支撑。 　　1 高校院系信息化管理的意义 　　伴随我国高等教育改革的推进，高校合并之后，学院规模体量逐渐扩展，学院内部的交流、学院之间的沟通、学院与外界的沟通愈加频繁。如果学院的信息传递仍然停留在原有的书面传送的层面上，必然带来低效运行，影响信息交互流通。因此有必要建立安全、高效的信息化办公系统。通过对信息化办公系统的研究，把握其发展方向和趋势，构建高效的办公环境。 　　二级学院信息化管理的主要实际意义和应用价值表现如下。 　　1）优化整体资源：运用信息技术手段，建立一个综合性的信息平台，将学院的劳资、科研、通告、日常办公等工作进行整合，改变相对分离的状态，提高运行效率。 　　2）加速信息流通：实现网络交流的多元优势，满足通 　　知、文件、任务等实现“零环节传达”。对学院各项事宜及时传达，反映学院的动态发展，即便是身在外地的师生也可以通过网络及时关注，并处理相关事务。 　　3）规范管理流程：营造一个轻松、简便、顺畅的沟通管理模式，规范学院的办公流程，工作更加有序，从而提高执行力；根据各种模块和权限分配，管理者明确责权，便于督查督办，责任到人；使用者可根据设定流程办事，提高办事规范程度。 　　4）提高办事效率：二级学院信息系统的建设目标是各项工作的有效衔接、高效协作办公、降低时间成本，提高师生的应急能力。 　　5）节约办公资源：完全实现无纸化办公，可以最大限度发挥现有设备资源的使用、共享，同时从物质上节约了办事成本和资金，杜绝浪费。 　　2 高校院系信息化管理需求分析 　　院系区别于校级信息系统的广覆盖、分级管理，它强调更多的是精细化和系统性。该系统要求涵盖院系的各项具体工作，包括行政、党务、科研、教学、学工、财务、人事、后勤等方方面面。其设计要求具有全面、系统、可操作性强、数据交换传递提取简单易得、保密性能强等特点。 　　简捷易操作的登录和工作流程 根据使用和服务对象，院系信息化系统一般分为教师和学生两个群组，在进行登陆设计时考虑其具体服务内容，进行服务板块的限定，保证服务的重点和高效化，简化操作步骤，见图1。 　　工作流程的设计相对复杂，它依赖于院系部门的制度化建设。院系首先要对各项工作有明确的制度规定，并且要有责权利的明确界定，有严密的操作流程和审批制度，这是工作流程设计得以进行的基础条件。信息系统设计者根据工作流程建构操作系统，除了体现各项制度规定，还要考虑到使用者的使用习惯，做到简单易操作，尽量简化和合并操作步骤，为使用者提供便捷服务。 　　功能模块设计全面、系统 信息系统的设计应力避工作模块杂糅、烦琐、不清晰或者服务不全面，使用者无法进行简单操作。这就要求工作模块的设计秉承系统、全面、简约的理念，进行功能模块的架构。一般包含用户信息、个人桌面、消息通知、科研、教学、学生管理各模块，各模块里又涵盖相应的工作内容。 　　信息传递及时迅速 信息传递是信息系统中一项重要、基本的服务功能。设计中要进行消息提醒功能的设置，师生外出，可以通过网络及时收到信息并处理日常事务，保障工作顺畅进行。 　　信息高度共享 信息系统在使用过程中会产生大量的数据和各类资源，定期进行数据的整理融合，有利于促进资源和信息共享。系统管理者要将数据和信息管理纳入工作议程，从而为使用者和管理者提供决策依据。 　　信息平台的安全管理 二级学院OA平台信息系统安全管理是整个系统运作过程中一项重要工作，重点是用户身份认证、用户访问权限控制和网络安全通信