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软宝文档管理系统(SOP-PRP)
软宝文档管理系统(SOP-PRP)
软宝文档管理产品 (V 4.0)
用户使用手册
2009 年 5 月
1 什么是 SOP-PRP?
SOP-PRP是一套先进的文档管理系统,它通过电子化的方式实现企业文档的无纸化.通过它可以是企业的文
档管理更规范,更安全,采用多级的自定义审批功能,文档数据的加密和浏览的安全性是其独特的特点.
主要的功能包括
• 文档的在线集中管理
• 高效密码机制认证,文档64 位加密储存
• 文档的版本控制,生效和失效控制
• 支持文档(Office和PDF等)的在线受控浏览
• 自定义的审批流程和提醒通知
• 各类完善报告的生成
• 帮助协同工作(比如在某些文档受控的情况下进行协同工作,知识共享)
• 建立完整的文档索引,支持(Excel,Word,PPT和PDF等)支持搜索
• 提供对读取,更改和各类操作的不同安全权限设置
• 支持文档关联
• 支持不同文档的不同自定义自动编号
• 电子签名和记录符合21 CFR part 11要求
• 提供完善的审计追踪
• 支持元数据管理
• 文档培训相关联
2 进入系统条件
作为客户端进入系统,您只要
• 一般PC的网页浏览器
• 用户帐号,密码和系统的地址(由系统管理员提供)
• 如要在线阅读或浏览文档,客户端须安装MS-office和adobe PDF等浏览软件
进入系统前:系统已在服务器上安装,设置正确并良好运行。参考管理员手册获得更多信息
3 电子签名
如果管理员开启电子签名选项,用户在使用系统前必须了解电子签名的含义,了解相关法规对电子签名的
要求。
软宝文档管理系统(SOP-PRP)
每个用户必须有一个的帐号,用户帐号由一个用户名和一组密码组成。在使用电子签名功能时必须考虑到
用户使用它的风险性。如果你选择使用电子签名功能,你得确保在你的公司里所有的员工都了解电子签名
的作用和系统对于电子签名的限制和作用。其中一条就是让你的员工明白他的用户帐号相同于它的手写签
名,你也承认你在系统中的所有操作,也需要你对创建或修改的关键记录进行电子签名。你可以向你所属
公司的质量管理部门或QA部门询问更多相关的信息。只有系统管理员能管理用户帐号。
注意:此用户手册的演示图片均是开启电子签名选项的
4 开始 SOP-PRP 并登陆
打开浏览器(firefox.mathon和IE等),在地址栏输入管理员给你的系统地址,如果地址正确,系统登
陆界面会显示,选择你要使用的语言(目前支持简体中文、繁体中文和英文),输入用户名和密码,点击
登陆,如果用户帐号和密码正确即可显示SOP-PRP的用户界面。
注意:如果有任何登陆问题,请联系你的系统管理员
自此你可以开始使用SOP-PRP,菜单栏在顶部,文件夹导航栏在左边,搜索栏在右边,数据区域在中间,
离开请点击右上角’离开‘,关闭窗口退出
建议您把系统的地址加到浏览器的收藏夹,以便下次更方便的浏览
5 SOP-PRP 界面
首页打开之后主页会显示四栏信息栏。
• 第一栏是显示目前所有处于当前登陆用户审批流所要审核或批准的文档。单击文档名即可进入文
档内容,查看文档内容进行相应的审核或批准程序
• 第二栏是显示所有在最近一个月内生效发布的文档。
• 第三栏是显示所有在最近一个月内失效的文档
• 第四栏是显示所有用户还未完成培训的文档
7 一般操作技巧
• 选择左边树形菜单可以在右侧显示相应的文件夹和文档,如果你对文件夹的权限为不可读,将显
示空白
• 单击文档/文件夹为选取
• 双击文档为打开文档,双击文件夹会进入下级文件夹
• 工具栏上的按钮可以对文件夹和文档进行各类操作
• 点击工具栏上的视图按钮,文档和文件夹以列表,小图标或大图标的方式进行浏览
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