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会议准备 胡彦斌 提要 如何设定会议目标？ 邀请那些人员参加会议？ 会议时间的选择 会议地点的选择 会议场地的布置 议程的指定 会议通知的派发 开会前的最后审查 会议目标的设定 书面化 切合实际 具体且可衡量 做≠实现 与会人员的选择 谁能够在会上献计献策？ 谁能够在会议中有所斩获？ 谁能够帮助会议形成最终决议？ 与会人员的选择 主席对于难以分辩是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。 与会人员的选择 但是 会议时间的选择 1.5h原则 开始时间/结束时间明确 会议地点的选择 会议场地有空档时间吗？ 前一个会议结束时间是否可能变动？ 会议地点与内容是否能够建立特别的联系？ 是否能够提供所需的网络/音频/投影设备？ 参会人员方便前往？ 会议场地的布置 圆桌会议？谈判会议？宣讲会议？ 吸烟？ 会议场地的布置 是否需要桌签？ 设备检查正常？ 黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。 会议时间长到需要提供茶点？ 可否站立的方式开会？ 议程的指定 会议通知的派发 一份良好的会议通知内容上至少应包括下列五项： 开会的时间(包括日期及起止时间)。 开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。 会议的目标。 与会者须事先准备的事项。 其他与会者的姓名。 会议通知的派发 提前发出通知？ 提前多久发出通知？ 通知确认？即时通？手机？短信？ 开会前的最后审查 不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。 开会前的最后审查 座位是否按原定计划编排？ 视听器材是否准备妥当？ 会议有关的资料是否齐全？ 是否需要再次致电与会者提醒开会时间及地点？ * 2009 * 2009 邀请谁呢？ 决议目标？ 优先次序？ 墨菲法则： “假如有任何事情可能出纰漏，则一定会出纰漏，而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。” * *
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