会务接待方案篇.docVIP

PAGE2 / NUMPAGES5 时间: 会议时间：X年X月X日至X月X日， 报到时间：X年X月X日至X月X日。 地点： 一、工作机构 生活服务组，组长： 副组长： 成员： 二、工作职责 （一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。 （二）会议会场布置和组织工作。 （三）做好出席会议嘉宾的组织联络工作。 （四）负责组织、协调，会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。 （六）做好宾客的迎送、住宿、乘车、考察活动等具体接待事宜。 （七）组织好会务期间各宾馆、餐厅、和会议室的食品安全、通信保障工作。 三、具体工作任务 会前： 邀请会议相关人员实地考察基地、会议举办场所。与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。 （一）准备会议物料 1、确定邀请嘉宾名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。 2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。 3、制作票证：桌签：15cm×40cm，签到处X块，签约处X块， 住宿登记处X块，导引路牌X块，签到登记表。为嘉宾订制嘉宾证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。 4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。 5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。 6、成立生活服务组，具体管理就餐住宿事务，确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 责任人： （二）会场布置 1．主席台搭建及座区安排。 （1）重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。做好座区标牌、餐桌编号并摆放桌签和菜单。 （2）做好大会主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。 （3）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、气球竖标、拱门、门型展架、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。 （4）安排好商家展板及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。 （5）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。 责任人： （三）会议报到安排 成立会务接待小组、负责住房登记员，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） 1、据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、贵宾客房需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。 2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、票证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务组。 3、向嘉宾告知宾馆名称、宾馆负责人员姓名，联系方式等。 宾馆: 做好接待工作，安排住宿和X日晚餐、X日早餐，负责生活安排，告知注意事项。 做好食宿接待各项准备工作。 责任人： （四）、交通接待 成立车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。 1、提前发布机场、码头、火车站、汽车站到达会场，宾馆的公交地铁等公共交通路线图。 2、对用车进行统一编号分组，做到调度有序，服务优良。驾驶员必须随时 HYPERLINK /article/baozhengshu.htm \o 保证 保证车辆整洁、车况良好，服务到位，确保安全。 3、根据实际情况提前协调抽调其他单位部门车辆或租用车辆备用； 4、提前对驾驶人员进行必要的安全及礼仪培训。 5、会议报到当天，接待组在机场、码头、火车站、汽车站设接待点，专人、专车按要求分批分时段接站。 责任人： 会中： 1：提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。 2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟 3、安排司仪在会场入口处迎接来宾 4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。 5、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 6、协调会议期间的交通工具的安排。 7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后： 1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。 2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。 3、汇总参会人员的相关资料。 4、与会议协办方的费用结算工作。