国外外贸客户audit验厂准备与流程.ppt

* * 国外外贸客户audit验厂准备与流程 * Audit的定义、目的与步骤 Audit即审计，即按照一定的标准对工厂进行审核或评估，通俗也叫“验厂”。 通过Audit，客户对公司的品质管理体系和企业社会责任标准的了解程度加深，使公司符合客户的标准，客户对公司更加有信心，从而实现订单和销售。 Step 1. Audit的前期准备 Step 2. Audit前一周的准备 Step 3. Audit进行时 Step 4. Audit后的Follow-up 1.定义 2.目的 3.步骤（按时间） * Audit的前期准备 1.尽早向客户要Audit的check list（验厂清单）。 最好在客户来公司Audit前一个月拿到，发给品质部门，让他们完成Self- assessment（自我评价）。 注意：自己必须先弄清楚客户的要求，如是否需要递交Evidence？是否必须英文版本？要求的完成日期？准确地传递给品质部门，并及时跟进。 2.尽早向客户要他们的行程安排（Agenda），制作成公司内部Agenda，发给各相关人员 需要跟各相关人员确认以下事宜： 1.到时候用用谁的电脑？ 2.哪些人参加？ 2.谁主持? 谁讲解公司介绍等等？ 3.参观工厂时哪些人必须陪同及参观路线？（参观时间尽量安排在工作时间，如需延后，提前通知行政部、生产部） 4.哪些人陪客户用餐？ 5.去哪里吃饭？ * Audit的前一周的准备 1.与行政部共同制定详细的接待方案 车辆接送 A.从机场接客户：提供客户航班信息给行政部，制作接机牌。驾驶员联系方式，接机用车辆车牌号。 B.往返酒店与公司：酒店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号，早上酒店大厅集合时间。 C.往返饭店与公司：饭店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号 D.送客户到机场：提供客户航班信息给行政部，安排合理的时间送客户去机场。驾驶员联系方式及车牌号 安排客户食宿 A.酒店住宿预订。需告知客户酒店名称、地址、电话、费用，提供预订确认单。（如果客户来访时间恰逢当地地方盛事，如各类展会会，酒店预订会很紧张，要在客户确认行程后就预订酒店。） B.午餐及晚宴，提前领导确认好，并预订。最好了解一下客户所在国家的饮食习惯 其他：制作桌牌、提供滚动欢迎词给行政部、准备纪念品，准备小礼品 * Audit的前一周的准备 2.与品质部技术部共同探讨客户可能会提到的问题 针对客户已采购、或已经送样品的产品，和技术、品质相关人员讨论有哪些需要注意的问题。 如： 1. 目前有哪些量产，送样品，项目前期开发阶段的问题 2. 之前如果发生过投诉，现在是否已经改进？ 3. 客户是否提出过特殊要求？ 4. 客户参观工厂时，哪些是重点，哪些不需要看，哪些不能看？ 5. 客户可能会提出哪些问题，如何应答？ 6. 现场文件、SOP的检查。 * Audit的前一天的准备 3.Audit前一天的准备 着装 通知参加会议的人员明天正装出席，男士穿西服打领带，女士穿西服套装。 招待用品 通知行政部准备好明天用的茶，咖啡，水果，点心，湿巾等等。 5S 通知各部门彻底做好5S工作，以干净整洁的工作环境迎接客户的到来。如有必要，在客户来的当天早晨再做一次5S。 场地布置 1.调试投影仪,调试欢迎词。 2.放置桌牌 3.放置Agenda * Audit进行时 2.接待 向驾驶员了解客户是否已经从酒店出发，大概几点几分到公司，通知保安提前打开公司的大门，安排领导及相关人员在楼下大厅迎接客户，带领客户到会议室。 1.通知 通知各相关人员在会议室提前集合，带上名片。不能比客户后到会议室。通知行政部做好拍照准备工作。 3.交换名片 公司人员依次走到客户面前，问好，交换名片，自我介绍。 4.听公司介绍 认真听双方的公司介绍,做笔记。有问题要记录下来。 5.工厂参观前的准备 根据客户的身材，在参观前准备好参观服，帽子，口罩。 * Audit进行时 6.工厂参观 按照之前设计好的路线，带领客户参观工厂。客户有问题要记录下来。 7.Audit 客户会根据之前发给我们的checklist,一条一条的审计。 8.就餐 临近就餐时间，结合Audit的进度，安排司机在楼下等候接客户与公司人员去饭店用餐。如果是在公司就餐，必须提前一天通知行政部准备饭菜。 可以提前一天去点菜，也可以就餐前1小时提前去点菜，也可以现场点菜。点酒水前要询问客户要喝什么， 用餐前，询问客户需要刀和叉。 用餐时，不要光顾着吃，要多于客户