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设计管理部会议管理制度 一、会议资料 会议前资料准备 （一）方案评审会会议召开前两天，汇报部门应将所有上会资料准备完毕，进行自检后提交会议组织部门或会议组织人，并附【会议资料阅读和使用说明】，列明相关资料和会议拟讨论议题间的关系。会议组织部门或会议组织人应安排专人收集全部会议资料，尤其是会议讨论所用的资料及电子演示文稿。 其他会议在召开前一天，会议组织人员将会议资料准备完毕。 （二）会议召开前一天，会议组织部门或会议组织人或会议组织人应将所有会议资料收集完毕。 （三）对于文字类资料，会议组织部门或会议组织人或会议组织人应及时（按需打印）、分发各与会领导和参会部门负责人。 1.对于多媒体资料，会议组织部门或会议组织人应在会议召开当天将其拷贝入使用电脑，并确认相关软件能够正常使用。 2．对于图片资料及其它实物资料，会议组织部门或会议组织人应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。 3．各类会议资料的分发，应遵循公司相关保密要求。 （四）会议后资料收集 1.会议结束后，会议组织部门或会议组织人应收集各类会议资料，包括：会议通知、会议议程、会议前各类准备资料（电子版）、会议纪要（定稿电子版）等。 2.会议结束后 2 个工作日内，会议组织部门或会议组织人应整理相关会议资料，以书面及电子文档形式分别编号存档。对会议档案和会议纪要的处理，参照“会议组织管理”部分要求由相关部门执行。