滨州学院固定资产档案管理工作规范.DOCVIP

PAGE PAGE 8 滨州学院固定资产档案管理工作规范 滨院政〔2012〕355号 为提高我校固定资产档案（以下简称资产档案）的质量和管理水平，充分发挥资产档案的作用，并为高校资产档案工作的考核提供依据，特制定本规范。 一、资产档案工作的基本原则 1.凡学校固定资产，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属资产档案。 2.资产档案的管理，坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保资产档案完整、准确、系统和安全。 3.把资产档案工作列入学校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从预算资金中安排专项经费，用于资产档案工作支出。 二、资产档案归档范围的确定 l.确定的原则 （1）归档的资产管理和固定资产立项、论证、申购、验收、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校、社会具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的文件材料必须反映固定资产管理项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的固定资产文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。 （4）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备材料，均须归档。 （5）在通用固定资产形成过程中具有保存价值的文件资料 2.归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合性管理、技术性管理档案。技术性档案主要指仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。土建工程的项目计划、可行性论证报告、上级有关部门的批文、工程预决算报告、交付使用表等有关的文件资料。 （2）归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的大型精密贵重仪器设备）各个环节形成的不同载体的文件材料（包括全套随机图样）和大型土建项目各个环节形成的不同载体的文件材料。 三、固定资产文件材料的部门立卷及归档流程 （一）资产文件材料的形成与积累 1．学校综合档案室是学校资产文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专职档案员集中管理学校的资产文件材料。 2．从申购资产到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件以及技术性文件，由资产归口管理部门负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室，并负责本部门资产档案的建设。 （1）设备、家具类资产由国有资产管理处会同归口管理部门组织使用单位处负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 （2）建筑物、构筑物等固定资产从建设论证、申报、建设、验收、交接等过程中的管理性文件以及技术性文件，由基建处负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 （3）图书类（特别是珍版图书）资产从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件，由图书馆负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 （5）其他固定资产从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件，由使用管理部门负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 3．资产保管使用单位要负责资产随机文件材料以及资产开箱、调试验收、使用记录文件材料的收集、积累并及时整理登记。负责本单位的资产档案的建设工作（从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件）。 4．学校各级资产管理部门、使用单位的负责人，要认真抓好资产文件材料的形成、积累、管理工作，对资产的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保资产文件的完整、系统、准确。 5．资产文件材料，必须打印或用钢笔书写。要求字迹工整，图样清晰。 6．资产文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应加副本。 7．资产管理部门、使用单位除按时上交学校综合档案室资产档案资料外，应根据资产管理需要建设、保管好本单位资产档案。 （二）整理卷组 （1）坚持由资产文件材料形成部门立卷的原则。资产验收完成和进口设备索赔期满后，资产计划部门、采购供应部门应及时将形成的资产管理文件材料整理组卷。 （2）根据资产文件材料的形成规律以及资产文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有联系并且便于利用查找的组卷原则下，将每项资产的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。 （3）将最能反映资产购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余资产技术文件材料按资产的工作程序及重要程度，依次系统排列。 （4）资产文件材料中的非纸质载体材料，除不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。 （5）卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。 （6）拆除文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。 （7）资产文件材料纸张统一为国际标准A4型，采用按件号顺序装入档案盒的保管形式，大于A4规格的图件按