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OA办公自动化系统在企业信息化管理中的应用 2011年第6期/OA办公自动化系统在企业信息化管理中的应用/ O办公自动化系统在企业信息化管理中的应用 周天波 (江苏奥普圣信息技术有限公司江苏沭阳223600) 摘要:”办公自动化”是一个不断延伸的概念,随着信息技术的发展和用户需求的深入,它不断被赋与 新的定义.传统的”办公自动化”系统,通常是指建立在电子邮件基础上的,为满足企业内部信息交流的需要 而建立的软件系统.本文主要探讨OA办公自动化系统在企业信息化管理中的应用. 关键词:办公自动化;信息化;管理 办公自动化是信息革命的产物,也是社会信息 化的重要技术保证.办公自动化是信息化社会最重要 的标志之一,它将人,计算机和信息三者结合为一个 办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理 系统.通过提高办公效率,使用先进的机器设备和技 术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从 而提高办公效率,使办公业务从事务层次进入管理 层,甚至辅助决策层,将办公和管理提高到一个全 新的水平. 1,办公自动化化系统概述 面对愈加复杂的组织机构,业务数据,管理流 程,企业管理者需要通过”办公自动化”系统,获 得对企业内部各种信息,动态,运营过程和结果进行 迅速和透彻的了解,并进一步为决策提供依据.使用 LotusDomino/Notes和MicrosoftExchangeServer,能够 比较方便地建立起企业内部的电子邮件系统和简单的 协同工作应用(如日历,任务等).随着信息系统的 普遍应用,企业管理者对”办公自动化”提出了更高 的要求.这就要求”办公自动化系统”具备灵活的工 作流控制的能力,具有与业务系统进行数据交互的能 力.然而,由于传统的”办公自动化系统”使用基于 “文档”的数据管理,它认为所有的数据(如表单, 日程,文件)都是一份份”文档”,而无法深人了解 到数据的内部构造,无法实现这种灵活的工作流控 制,更难以与基于”关系表”的业务系统进行数据沟 通.传统”办公自动化系统”的这种局限,使它们 无法进一步满足企业用户在决策支持,流程管理和过 程控制等方面的要求.使用先进的分布式组件技术, 现在的办公自动化系统已经能够摆脱传统技术手段的 局限,发挥更重要的作用.它不仅能够满足传统的办 公管理需要,而且具有更强的交互性能,能够与不同 的系统连接和交互数据,并能够发掘信息中潜在的价 值,体现知识管理和决策支持的作用. APSOA是建立在结构化数据管理基础上的,基于 www的办公自动化系统平台.它提供的主要功能包 括:组织机构管理,电子邮件系统,协同工作系统, 信息发布服务,工作流管理系统,资源设备管理系 统,人力资源管理系统,数据集成中心等.作为产品 化软件,这些功能模块成熟,可靠,只需根据用户的 个性化需求进行定制,就可快速投入使用.APSOA有 两个版本:Net版和J2EE版,可以支持两种主流的应用 系统架构Microsoft.Net和J2EE.APSOA支持多种数据 库系统,包括MSSQLServer,Oracle,DB2,Sybase. J2EE版支持多种应用服务器,包括BEAWebLogic, IBMWebSphere,JBoss.APSOA不仅提供了完备的功 能模块,而且提供了二次开发接口,用户可以借助已 有的大量软件组件,进行个陛化的软件开发和实施.这 不仅可以帮助用户在开发自己的应用系统时节省时间和 人力,而且有助于建立整合的,一体化的应用系统. 2,企业办公自动化系统的内容 一 个办公系统概括为六种主要办公过程:决策过 程,辅助决策过程,管理控制过程,公文办理过程, 办公事务处理过程及机关事务处理过程,每单元可能 会涉及多个信息单元.以上六个过程发生在主要功能 科学与管理 /现代企业/ 单元所处的管理层次,它们分别对应于:决策层次, 包括决策支持和辅助决策过程:管理控制层次,包括 管理控制过程,办公事务处理,机关行政管理过程和 公文办理过程. 图1企业办公自动化系统 2.1决策制定过程 决策制定过程是一个由收集情况到设计,选择 的连续过程,在决策过程的每一阶段结束时,都可以 返回到其前阶段而重新开始.决策过程一般可分为五 个步骤:①弄清问题和决策的要求.②对方案的分析 的简述.③在各种方案中进行选择.④决策的传达和 实施.⑤决策的跟踪和反馈.相应的,办公系统的决 策过程具体包括五个方面的工作:①明确需要决策的 问题,即明确目标.②了解所领导的业务范围内的经 济信息,社会信息及公文信息.③对所需决策的问题 进行分析,提出若干个解决方案,比较各个方案的结 果,选择最佳方案作为决策意见.若无最佳结果,则 重复以上规程.④下达并实施决策意见.⑤向上级领 导提交工作汇报.支持这些工作规程的共性活动包括 办公会议,工作会议,个人对各