文件收发处理程序.docVIP

文件收发处理程序 ?目的 规范外来文件及部门发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。 适用范围 适用于外来文件及部门发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。 术语和定义 外来文件：指外单位(包括集团总部及各分公司)或部门对我部门发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。 部门发文：指发展规划部就经营管理各项事务以部门名义对内或对外以成文形式发布的通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等行文。 文件流转责任人：负责文件收发运作的工作人员。 部门负责人：按权限审批文件。 职责 收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。 发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。 文件流转责任人：负责部门文件的接收、登记、编号，并根据权限送审、督办、登记、分发、回收、移交归档等。 部门负责人：审核、批准部门各类发文。 工作程序 收文 收文类别及处理要求 a)公司部门发来的电子版本的文件：由各收件个人按公司要求转发并抄送文件流转责任人，需要办理回复的文件，待办理完毕后需将办理结果一同抄送，由流转责任人进行统一登记。 b) 外单位发来的非指令性文件：由部门负责人按部门职责范围确定办理方式，并记录办理情况，由文件流转责任人统一编号存档；如属于公共关系