关于城建档案关业务统一口径的意见(工程资料移档案馆交必看).docVIP

PAGE PAGE 13 关于城建档案有关业务统一口径的意见 为规范本局城建档案业务监督、指导、验收和接收进馆工作，保证工程文件和工程档案质量，现将有关业务问题统一口径意见综述如下，请各有关单位和本局各处（室、中心）遵照执行。 工程档案验收、移交审查过程中常见问题处理 1、工程档案预约验收时，监督指导处业务人员（下称业务人员）发现该项目未进行档案报建登记如何处理？ 业务人员应要求项目建设单位到我局设在市建设局的报建窗口补办档案报建登记手续，补办登记手续完成后，予以安排验收。 2、移交未经验收或没有“移交意见书”的工程档案，被接收利用部接收人员（下称接收人员）指引到监督指导处补办有关手续的，如何处理？ 未经验收的项目总投资在1000万元以上的建筑工程、500万元以上的市政工程，业务人员应告之移交单位办理档案验收手续；未经验收的其他项目，业务人员应及时审查，并出具《深圳市建设工程档案验收意见书》，整理合格的，可直接出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；没有进行档案报建登记的，应按照上一条处理。已经验收但没有出具“移交意见书”的工程档案，有关业务人员应及时审查，并出具《深圳市建设工程档案移交意见书》。 3、工程档案移交前的移交审查由何人负责？移交审核人超过一个工作周不能上班时，能否委托其他业务人员审核？ 工程档案移交前的移交审查由该项目验收组长负责，并由其出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；移交审核人超过一个工作周不能上班且移交档案单位急需办理有关手续时，可委托参与该项目验收的其他业务人员代其审查，并由受托业务人员出具《深圳市建设工程档案移交意见书》。 4、何谓缺件、复印件或复写件，移交审查发现档案中存在缺件、复印件或复写件时，如何处理？ 缺件是指按照工程文件形成规律和归档范围要求应该有的档案文件但档案文件形成单位在归档时没有提供；复印件是指档案文件原件的复制件、复印件，包括：重新加盖印章、重新签字和填写的档案文件原件的复制件和复印件，加盖原材料供货单位公章的材料合格证和检验报告除外；档案文件有多联时，第一联为原件，其他联为复写件。 发现缺件时，业务人员应责成建设单位或责任单位填报缺失档案原因说明和《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；缺失原件但有复印件时，业务人员应责成建设单位或责任单位在复印件上加盖文件形成单位的“复印件复核章”，没有加盖文件形成单位“复印件复核章”的复印件视为缺件，建设单位或责任单位需填报《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；复写件应换回原件归档，不能换回原件的视为复印件。《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）附在移交书后面一并移交进馆。归档档案中存在缺件、复印件或复写件时，业务人员应在《深圳市建设工程档案移交意见书》上说明处理意见，接收人员按照处理意见办理。 5、工程档案指导、验收、移交审查过程中形成的业务文件那些应当与档案一并归档？ 《深圳市建设工程档案移交意见书》应附在工程档案移交书后一并归档，其他业务文件不必随档案归档。 工程档案接收过程中常见程序问题处理 1、移交工程档案没有《深圳市建设工程档案移交意见书》，能否接收进馆？ 接收人员不予办理接收进馆手续，并指引移交单位到监督指导处办理相关手续。 2、移交单位对抽查整改意见有异议时，如何处理？ 移交单位可向监督指导处申请复议，移交单位和接收人员应按照复议意见处理。 3、接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应如何处理？ 重要工程文件材料指项目建设前期、工程竣工验收、施工管理过程中形成的涉及项目建设程序审查、审批、验收的档案文件。接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应先予以受理，随后交监督指导处相关业务人员处理。 4、档案移交人员没有档案人员上岗证，能否办理档案移交？ 应予以办理档案移交进馆手续，并告知其尽快报名参 加档案业务培训，取得上岗证书。 5、非建设单位移交档案时没有工程档案移交委托书， 能否办理档案移交？ 原则上不予办理移交进馆手续，但现场能与建设单位取 得联系并征得其口头委托，且移交书签章齐全时，应予以办理移交进馆手续。 6、移交单位报送A类档案时未带相应B类档案移交书 和移交目录、分流管理工程档案信息备案表、加盖建设单位公章的委托保存B类档案合同书复印件（B类档案委托保存时）时，能否办理档案移交？ 移交单位报送施工或监理单位的A类档案时，应提供相 应B类档案移交书和移交目录，否则不予办理移交进馆手续。移交单位报送项目建设前期和工程竣工验收A类档案时，应提供相应B类档案移交书和移交目录、分流管理工程档案信息备