第五章 会议束阶段的会务操作.pptVIP

(四)收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 将会议自筹备到结束的所有文件、材料包括文字材料、重要照片、录音录像、论文集等收全，分类整理归档，以便核查及以后类似会议参考。 5.3 整理会议文件 归档的方法有两种： 一种是将以上所有资料组成一卷，便于以后召开类似会议参阅； 另一种是将次要的资料，如会议通知、会议议程、会议日程、分组名单等舍去销毁，不再保留，而将相对较重要的资料如文件资料、相关照片、会议记录、会议简报、会议纪要等与该公司以往的同类资料分别组在一起。 5.3 整理会议文件 立卷、归档都需要成本，所以一般是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。 目前汇编会议文件一般可分为两种：一种是档案工作资料需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件，包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件齐全。另一种汇编是供学习用的，是将会议正式的报告、讲话要点等进行汇编。 5.3 整理会议文件 案例： 汇编会议文件 2006年1月24日，东川商学院举行‘‘2005年科研与教研教改课题及论文报告会，会上宣读了经学校审批通过结题并获奖的课题9项、论文1 7篇。其中有2项课题获科研成果一等奖，3项课题获二等奖，4项课题获三等奖；有1篇论文获教研教改成果一等奖，3篇论文获二等奖，5篇论文获三等奖，8篇论文获鼓励奖。东川商学院院长分别向获奖教师颁发了获奖证书和奖金。 5.3 整理会议文件 秘书小王知道汇编会议文件，可以是综合汇编，也可以按专题汇编，可根据内容、篇幅或需要按不同标准进行汇编。所以她采取以下两种方法汇编上述会议文件： (1)将会议宣读的课题和论文按“科研和“教研教改分成两部分，分别汇编成《东川商学院2005年科研成果汇编》和《东川商学院2005年教研教改成果汇编》。 (2)将会议宣读的课题和论文汇编成一卷：《东川商学院2005年科研与教研教改成果汇编》。 5.3 整理会议文件 问题： 1．会议文件大致有哪些? 2．如何整理会议文件? 3．汇编会议文件的方法有哪几种? 5.3 整理会议文件 第五章 会议结束阶段的会务操作 5.4 会议评估 评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动。 一、会议评估概述 每一个会议都需要进行某种形式的评估。评估与调查的主要目标在于评估的目的是找出发生了什么，而调查则着重于为什么事情会发生。 1、会议评估的意义 通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现、核算会议的成本与效益情况、与会者满意情况以及不足之处等内容，可以为以后提高会议效果找到相关依据。 即评估会议进行得如何，以及与会者从会议中得到了什么收获。 5.4 会议评估 2、会议评估的实施者 经常主办会议的组织常常在自身内部由专人或专门的部门来负责会议评估的工作，如人力资源部。 5.4 会议评估 3、会议结束后进行后继工作的意义 有效的后继工作可以对与会者产生激励，因为虽然正式的会议在特定的时间已经结束了，但仍旧可以鼓励与会者在此后参与一些与该会议有关的活动。 二、会议评估的内容 会议承办者应该根据具体的会议决定最后的评估内容。 5.4 会议评估 承办者 预算 策划委员会 发言人 指导委员会 交通 秘书处 展览 主题相关性 注册 目标明确性 与会者手册 整体策划 娱乐活动 相关活动 休息 会议地点 招待会 市场宣传 陪同人员 公共关系 可以进行评估的会议因素 总体来说，对于会议任何部分进行评估时都要关注哪些进展顺利，哪些进行不顺，哪些应该在将来的会议中进一步改善，以及会议带来了哪些新的想法。 5.4 会议评估 三、会议评估的常用方法 1、定量和定性评估 定量评估将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层分析。 2、问卷调查评估 问卷，就是根据研究课题的需要而编制成的一套问题表格，由调查对象自填回答的一种收集资料的工具，同时又可以作为测量个人行为和态度倾向的测量手段。 5.4 会议评估 * * *距开会日期前一周，务必汇出所需款项； * 如在会议费审批期间就需使用小额款项，可另打报告，从总额中划出一小部分专项支出； * 提前行文通报该项活动的编号，规定费用的使用范围、报销方法、审批人。一般情况下，只允许一人签字有效。（谁申请的费用，谁就对支出负责） 第五章 会议结束阶段的会务操作 主要内容 1.重点和难点 能够安排车辆人员送别会议代表；能够清理会场，结清 相关费用； 2.知识点 送别会议代表 会场的善