信息技术的发展与档案工作教材课程.pptVIP

第二节　电子文件的归档 一、依法归档 1．明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接收、保管电子文件的职能 2．通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 3．明确电子文件的法律效力 二、电子文件归档的组织管理 1．加强电子文件归档的组织领导 2．采取措施，保证电子文件归档的质量 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 四、电子文件的归档范围 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 六、电子文件的归档要求 归档电子文件的要求 真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安全措施、元数据认定。 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。 有效性：电子文件能否被使用和理解。 电子文件归档流程 初步鉴定 已归档 应归档 不保存 资料 产成电子文件 文本 图像 影像 数据库 其他 收集应归档文件 搜索文件 集中保存 置已归档标记 鉴定和检测 有效性 一致性 病毒检测 最后版本 标准格式 分类整理 分类排列 编制档号 补充著录 物理归档 脱机存储 移交归库 逻辑归档 格式转换 初步整理 登记、著录 3个月 电子文件归档流程 物理归档过程： 将逻辑归档的电子文件集中、分类整理； 拷贝至耐久性好的载体（软盘除外，如只读光盘、一次写光盘等）； 复制一式3套（封存保管、查阅使用