《客户考察参观及接待流程》.docVIP

版本/修改码2013-1 编码ZX/Q6.2-ZD-SW-01 PAGE 7 / NUMPAGES 11 天津鲲鹏化工科技有限公司2013-01-01批准 2013-01-01实施 总 则 目的 为规范客户来司考察接待工作，充分展示良好的企业形象，提升公司服务品质和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有效，特制定本流程。 适用范围 本办法适用于所有来公司考察客户的接待流程操作。 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 4.1 本办法之管理者为行政部。 4.2 本办法之承办单位为商务部。 作 业 规 定 一、申请/审批流程 1、流程 确认客户考察意向 → 提交客户接待申请 → 商务部经理按接待流程标准审核→分管领导审批→ 市场部经理审批→总经理审批 → 书面批复送至申请部门→ 接待实施 2、说明与要求 客户来公司考察前2天以上，申请人（销售代表）必须填写《客户考察申请表》或口头汇报由商务负责人员代填写，填表内容须真实、仔细、完整（详见表1）。 《客户考察申请表》由商务部经理根据公司的接待标准核准后发送至市场部，市场部分管领导及市场部经理审批后再交由总经理审批后实施接待。 接待的具体实施由商务部统一安排。原则上，对未预先申请或填写《客户考察申请表》的情况商务部可不予以安排。 二、接待流程 确认客户级别及需求 → 办理票务 → 预定宾馆 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 → 布置接待环境 → 机场（车站）接客户 → 安排住宿休息→致欢迎词→ 公司介绍（宣传片+产品介绍）→ 参观车间 → 领导会见 → 合影留念 →赠送礼品 →商务洽谈 → 餐饮娱乐安排 → 旅游安排 → 预定返程票务 → 宾馆结账 → 送客户至机场（车站）→ 接待反馈 部门（个人）提交客户考察申请表 部门（个人）提交客户考察申请表 开始商务部经理审核分管领导审核领导审核 开始 商务部经理审核 分管领导审核 领导审核 致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解考察接待确认客户考察到达时间确认考察客户级别、人数等需求 致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解 考察接待 确认客户考察到达时间 确认考察客户级别、人数等需求 总经理审核市场部经理审核 总经理审核 市场部经理审核 办理票务（如需要）宾馆预定（如需要） 办理票务 （如需要） 宾馆预定 （如需要） 申请接待车辆 申请接待车辆 （如需要） 欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果、花篮）（含水果等） 欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果、花篮） （含水果等） 接站/接机（如需要） 接站/接机 （如需要） 陪同车间参观 /产品演示 陪同车间参观 /产品演示 领导参与商务洽谈合影留念/礼品赠送 领导参与 商务洽谈 合影留念 /礼品赠送 宴请客户 娱乐/旅游活动 客户返程 车辆安排 送站/机（如需要）客户考察 送站/机 （如需要） 客户考察 费用核算 考察效果评估及结果分析 结束 结束 三、各接待环节说明与要求 1、确认客户级别及需求 接待专员在接到《客户考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标准（行政部根据公司客户分级来确定公司接待费用标准）安排相应的接待。 办理票务 接待专员根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。 3、预定宾馆 接待专员根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2） （由我司制作50个温馨台卡，内容：天津鲲鹏欢迎您、祝您身体健康！存放各协议酒店 ，由酒店服务员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用） 对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。 安排接待人员及车辆 接待专员同时协调好客户考察当日所需的接待人员—技术专员、相关领导等。 根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2 事先再次确认 客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名，联系方式和人数等信息。 6、布置接待环境 接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画、报刊杂志等。客户来访前要放好桌牌（公司、姓名等，若职位较高的领导最好还要写明职称）和公司的产品资料，在公司门厅边上打上欢迎词。 7、机场（车站）接客户 根据接待专员事先确认的信息，按预计时间通知车队司机