《EXCEL办公软件初级教程》.ppt

OFFICE办公软件 实用教程 2016 Contents 1.0 Excel 实用教程 1.1 合并单元格 1.2 冻结窗口 1.3 自动求和 1.4 数据筛选 1.5 制作数据图表 1.6 设置单元格格式 1.7透视表 1.8VLOOKUP 2.0 PowerPoint 实用教程 2.1 添加文字 2.2 添加图片 2.3 添加表格 2.4 添加数据图表 Excel 实用教程 1.0 合并单元格 1.1 1.1先选中所要合并的区域，注意合并只能是相连的单元格才行。 选中的方法如下图， 可以直接从A1拖拽到 F1；或者选择A1， 然后按住shift键点击 F1，即可选中A1-- F1的区域。 小技巧：shift+左键 合并单元格 1.1 1.2然后在菜单栏里选择 “开始”并找到“合并及居中”，并点击这个按钮。 合并单元格 1.1 1.3点击“合并及居中” 后，会出现警示对 话框，说“选中区 域包含多重数值， 合并到一个单元格 后只能保留最上角 的数据”，这里我 们选中的内容数值 都是一样的，可直 接点击确定。如果 在操作中是不同数 值，建议合并单元 格时看清楚了，以 免丢失数据。  合并单元格 1.1 1.4点击警示框里的确 定后，合并单元格 就完成了。 冻结窗口 1.2 2.1冻结首行：击菜单栏处的“视图”，然后就可以看到“冻结窗口”。冻结首行时， 光标可以随意放，然 后选择“冻结窗格” 下面的“冻结首行” 即可。 第1步 第2步 第3步 冻结窗口 1.2 2.2冻结首列：击菜单栏处的“视图”，然后就可以看到“冻结窗口”。光标可以随意放，然后选择“冻结窗格”下面的“冻结首列”即可。 第1步 第2步 第3步 2.3冻结拆分单元格：击菜单栏处的“视图” 然后就可以看到“冻 结拆分窗格”。光标 必须选择需要拆分的 下一行或者列，例如 要冻结“A”“B” 列，那么光标就要选 择到“C”然后选择 “冻结窗格”下面的 “冻结拆分窗格”即 可。 冻结窗口 1.2 第2步 第3步 第4步 第1步 自动求和 1.3 3.1鼠标点击选定合计值要放的单元格，注意是在要求和明细数据的下方或者右边的位置，点击右上方的自动求和。 第1步 第2步 自动求和 1.3 3.2 Excel自动将上方的数据纳入求和项，注意如果自动选择的数据没有包括进您求和的全部明细时，需要手工选择。最后再敲一个回车就完成了了求和设置，注意全过程中鼠标不要乱点击其它单元格。 用鼠标中需要进行数据相加的选项 确认括号内为相加数据项 注意：若计算的行或列中有空格，则统计时会到此截止，需要手动调整。 数据筛选 1.4 4.1首先打开Excel表，然后鼠标单击选取表格第一行；鼠标单击菜单栏里的“数据”并找到“筛选”进行点选，随后表格中每一列的第一行都会出现倒三角形标志 第2步 第3步 第1步 数据筛选 1.4 4.2选取需要筛选的数据项列的三角符号，选 择点取数据筛选，输入需要满足的筛选条件，如：点击数字筛选， 现在自己需要的筛选 条件，或者自定义， 在弹出窗口中填写需 要寻找数据的条件， 填写完成后点击确 定，数据筛选完毕。 填写需要寻找数据满足的条件 第1步 第2步 第3步 第4步 制作数据图表 1.5 图表的类型： 柱形图：用于比较相交于类别数值的大小 折线图：用于显示时间变化的趋势 饼图：适合显示每个值占总值的比例 条形图：用于多个值得变现形式 面积图：用于突出一段时间内几组数据的差异 散点图：用于相对比较的几组数据 其他图表：如股市、圆环等其他图表 制作数据图表 1.5 5.1首先打开Excel表，然后鼠标单击选取需要制作进数据图表里的数据项 第1步 制作数据图表 1.5 5.2鼠标点击插入，然后选择要插入图表的类别， 最后选择插入的图表所 选的图形，单击鼠标确 定，形成图表。 第1步 第2步 第3步 5.3单元格中经常出现“数字过长乱码”“日期格式不统一”“数字无法求和”这些都是单元格格式设置的问题 1.数字左上角有“绿色小标志”这些数字不能做数字运算，需要先全选再转化成数字（见小技巧1）。 2.身份证号过长，单元格无法显示需要把单元格格式转化为文本（见小技巧2） 3.日期格式不统一，同样可以设置日期格式。 设置单元格格式 1.6 第一步 第四步 第二步 小技巧1：ctrl+shift+箭头，可迅速选中到最近一个空行的区域。 小技巧2：双击行或列中两个表格序号中间的位置，可以自动调整适应文本的单元格宽度和长度。 5.4先选取所要透视的数据，在新建的透视表中选择好“行标签”和“列标签”及