活动策划 - 完全手册.pptVIP

活 动 策 划 – 完全手册 总体筹划 预防失误 活动安全性 保持“通畅” 不要让客人“不知所措” 不要有“白白地等待” 特殊地体验 2018-10-29 2 客户心中的“满意” 1. 前期准备 初步策划和预算 初步策划和预算 活动的特点 活动一旦开始就没有任何弥补的机会 墨菲法则：可能会出错的问题就一定会出错 活动规模的两个决定要素：资金和目标 活动的费用 你要做的第一件事是你准备为活动话多少钱 把所有可能需要的东西都包括进来，然后标出其中必须要列入的项目 活动的目的 第二件需要考虑的是活动的目的 活动必须有意义，不要将活动用作掩饰内部策略的花样 你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动 2018-10-29 前期准备 4 前期费用 邀请函 住宿 交通 会场租金 布置费用 食品 饮料 摆花 装饰 音乐 娱乐 发言人 舞台布置 试听设备 灯光 特殊效果 中间费用 摄影师 座位卡 菜单 礼品 保险 保安 劳务费 电费 宣传费用 宣传材料 公关费用 翻译费 邮寄和手续费 海关 工作人员的工资 各种杂费 2018-10-29 前期准备 5 成本的初步估算 会议 提供产品或公司的最新信息 办公室外的聚会 交流观点 需找解决现存问题的办法 提出一些新产品 提供培训 公司活动 答谢员工 答谢客户 答谢供应商 颁奖宴会 提出新产品 提高公众知名度 供应商和本公司员工的聚会 为本公司所倡议的筹款活动提供支持 提高品牌知名度 里程碑式的纪念（50年庆典 或者销售的关键时刻） 大型会议 汇集各类人物，交流信息和观点 推出新产品 表彰销售业绩 员工、销售人员、供应商、客户和商人见面的机会 2018-10-29 前期准备 6 活动的目标 筹款活动 为科研工作筹款 吸引媒体关注 提供公众知名度 吸引新的赞助商 需求新的支持者和捐款 增加自愿者的数量 为未来的活动、赞助和捐款积累通讯地址 奖励活动 举办特别活动来庆祝销售业绩的增长 汇聚高级销售人员商讨未来的策略 促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通 取得员工家属和合作伙伴的支持 特殊活动 吸引媒体的关注 提高公众知名度 吸引新客户 推出新产品 表彰 答谢 2018-10-29 前期准备 7 活动的目标 活动委员会或团队 尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配 与供应商打交道，必须制定一个专门的人与他们沟通 避免不具备授权资格的人购买供应商的物品 活动类型 举办何种类型的活动时，首先要清楚活动的目标客户 时间要求 虽然很多细节不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前一年策划你的活动 列出你所需要的全部项目，规划出每个项目所要占的时间 行动开始就要考虑到你最终的目标，给自己足够的时间赢取最佳效果 2018-10-29 前期准备 8 初步策划 构思是确保活动成功举行的一个重要因素 它引领你一步一步地想象活动的全部过程 使你预先注意到那些有潜在问题的环节 尽量把活动从头到尾构思一遍 活动的目的是什么 你将在一年中什么时候举行活动 一星期中的哪一天、哪个时间 谁来参加活动、哪一种会场最为适合 你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象，同时也要反映公司的经营方式和个人风格 2018-10-29 前期准备 9 构思 成本表 在成本表上列出你规划的预算，你可以知道哪些项目可以在不超出预算情况下添加进去 成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看图和在不超出预算的情况下实施这些项目 弄清楚还有什么额外的费用，一定要将其纳入到预算中 根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算 当你从创造性的策划阶段进入实际操作阶段时，你起初安排的项目有可能发生变化 支付计划 在签订合同之前，你应该准备一个支付计划，以便考虑是否需要调整截止日期 2018-10-29 前期准备 10 预算细分 2. 组织和时间安排 关键任务时间表 日期的选择 有条不紊关注细节 制定关键任务表之初，你应当在日历上确认活动举办的时间 从举办时间起向前排出每天应当做的事情 格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期 拿出你所有的合同，确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分 一定要将最后期限和检查时间考虑在内 持续更新你的关键任务时间表、成本表和支付计划 当你邮寄邀请函时，一定要有一份发给自己，来判断邮件延迟 2018-10-29 组织和时间安排 12 关键任务时间表 工作单就像是作曲家的乐谱一样 它降低了出错的可能性 压缩了管理的“灰色空间”，减少了印疏漏而可能导致的意外 工作单是你的创作指导 应安排专人负责工作单，负责控制填人的信息，唯一与供应商打交道的人 必要时你可以指定一人去协助准备工作和监督准备工作的每一个环节 工作单相当于信息指南，其作用在于告诉你的供应商你希望如何组