会议主持-精选（公开课件）.pptVIP

即使你遵循了举行有效会议的简单原则，还是无法避免问题的出现。在关键时刻，与会者陷入困境或手足无措，他们保持缄默、不能正视问题。而且，有时会发生公开的冲突。如果有准备地用恰当的干涉手段来对待，所有这些事件都不应使你失去冷静的头脑。但在你有效干涉之前，你需要能够分析问题，从根本上说就是要作一个积极的倾听者。 当倾听另外一个与会者发言时，需要注意以下事项： 他或她说的是什么问题？ 他或她感觉怎样？ 他或她对哪些方面进行了强调或作了较充分的说明？ 他或她的兴趣或注意力何在？ 他或她运用了什么样的词句、比喻，或形象化的描述？ 他或她的身体语言传达了什么信息？ 依靠你的倾听和对问题的分析，下列干涉手段可作为一种急救措施，帮助你使与会者重新回到主题上来。 * * 询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么。（指向活页板或白板）。 如有可能，清除障碍。看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息，还是需要澄清要完成的任务或如何继续。 询问大家是否准备好了可以继续，或是否存在还没有提出来的观点或问题。 建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上。 * * 让大家安静一会。 了解发生了什么事情及人们都在想什么。 询问大家是否想让你对一些事项予以澄清。 询问他们是否有你不清楚的观点或问题，或是否你引起了某种疑惑。 在给他们建议之前等一等。不要过快地打破沉默。 确保你的行为举止不会引起问题。 分成较小规模的小组，以鼓励更多的参与。 * * 如果与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题。这可能是因为他们担心提出某一特殊问题。因此，你应要求发言人明确界定问题、议题或机会的实质。然后，了解它已存在了多长时间、谁涉及了这个问题、以及后果是什么。请牢记以下建议：如果某个人提出了一个有争议或不同的观点，应对他或她表示感谢。强调具有建设性的争论通常是取得最佳答案的关键因素。 让大家知道把所有选择方案、关注事宜及问题都提出来是多么的重要 ，即使这难以做到。 再次强调你不会惩罚出头者，使他们放心。要遵守诺言，否则你将失去信用。 * * 把想法记录在活页板或白板上。不要忘记让大家知道你理解他们的想法。 当某个人开始重复已经列出的想法时，就指向活页板或白板，并提问：我们是不是已经了解这一观点了？你还有需要补充的吗？ * * 对任何争吵予以制止。 让成员知道有激情是没有关系的，但不能控制自己情绪的人则应在会外解决他们的问题。 重申已达成一致的行为规则。 注重想法或意见的实质内容而不是发言者的个人风格或其在组织中的地位。 鼓励成员保持他们观点的主动性和建设性并努力全面地看待所争议的问题。 避免成员过于快速地对各种观点予以评价。例如：当成员对彼此的建议变得情绪激动时，你可以说：这是一种观点，我们不要马上评价它。让我先把它记下来，然后再记录其他观点。 运用试探性的问题使成员摆脱困境，并帮助挖掘潜在问题。 * * 干涉手段背后的内涵是：在前面说到的主要角色之外，领导在会议的进程中还必须准备扮演其它角色。根据会议内在的动态情况，领导有时必须扮演下列角色： 监督员——确保议事日程得以遵循、每个想发言的人都获得机会、没有人控制会议。 挑毛病的人——对可能还不成熟的、还没有经过充分思考的一致意见提出异议。 一致意见的促进者——指出和标明成员需要达成一致的地方。 啦啦队队长——表扬值得表扬的成员（但不要虚伪）。 开玩笑的人——缓解紧张气氛，提醒成员间的相互联系。 * * 知道何时及如何结束会议可以帮助你激励与会人执行已达成一致的行动计划。 何时结束 有信号显示可能到了该把有关事宜结束的时间： 小组在结束最后一个议题讨论上出现麻烦； 人们开始离开。 上述两个信号通常与会议超时连在一起。下面的建议将帮助你防止会议超过预定的时间，并可为你赢得同事们长久的感激。 对准时结束会议做出许诺。 跟踪时间进程或请一与会人作记时员。提醒与会人还剩下多少时间以及还有哪些需要讨论的议题。如果时间不够用了，优先或推迟某些项目的讨论。 如果某些项目需要更多的时间，那么在超时前，应征得与会人的同意，或另行安排会议继续讨论。 即使提示信号不明显，在下述情况下一般也应结束会议： 所有目标完成时， 无法取得进展时，或 时间用完时。 如何结束 简要复述或总结所有已完成的事项、要点或决定，并解释如何将这些信息向有关方面传达。 明确下一步的计划，强调行动方案和沟通计划的重要性。 强调每个人观点和想法的重要性。 如果需要并适当，另行安排会议。 让与会人帮助评估会议，征集在下次会议上哪些事项可以做得更好的建议。 对每一位与会人员表示感谢。 * * 在召开会议方面最容易忽略