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企业文书档案管理浅述 　　摘 要：企业文书档案作为记录企业生产经营活动的有力载体和记录，是企业文化的重要组成部分，也是企业在运营过程中对相关问题有据可查的依据，因此，对于企业的文书档案管理要格外重视，才能保证企业在企业文化建设完善、日常生产经营中的各项工作都真实可查。 　　关键词：企业；文书档案；管理 　　1 企业文书档案管理的意义 　　文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。企业的文书档案是企业各项经营活动的记录，是对以往的真实再现，汇集了企业发展的大量资料和信息，不仅对企业回顾发展有着重要的作用，对于企业关于未来的发展前景提供了可借鉴的经验记录。企业文书档案的管理完善，将企业以往发展的各项工作用文字记录下来，形成档案并根据不同的类别分门放置，有利于企业在生产经营活动中出现问题时及时、准确、快速地找到问题关键点，为迅速解决问题提供了可能。从企业的文书档案中，可以找到企业过去发展的轨迹，可以为企业未来发展提供可供借鉴的资料和数据，使得企业的管理层在做决策时能够更加有针对性和准确性。同时，企业文书档案的建立和管理，是建立健全企业文化的一部分，对于企业宣传和企业核心竞争力的形成具有重要作用。因此，对企业文书档案进行有效管理，是企业生产经营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。 　　2 当前企业文书档案管理存在的问题 　　（一）企业对文书档案管理的认识不够 　　由于企业文书档案管理一般是放在企业办公室等文职部门，不管是企业员工还是企业管理层，对企业办公室的印象都还停留在拟定通知、收发通知等与企业生产经营活动没有直接关系的层面上，所以，对要整理归档的企业文书档案工作不够重视。我国经济发展起步晚，但是发展速度很快，企业在发展的过程中也往往只注重效益增长等眼前能看到的利益，而对于企业的长远发展规划则略显薄弱，比如企业文化的建设就不够重视，企业文化建设机制不健全。企业领导层的注意力大部分放在如何将实际生产力和销售额提上去，没有意识到企业文化的建立健全对于企业的长远发展具有重要作用。企业领导层对企业文书档案管理的不重视，就导致企业员工觉得处理文书档案工作的部门无关紧要。企业对文书档案管理的宣传不到位，领导不重视，员工跟着感受不到文书档案管理的重要性，就使得处理文书档案管理工作的部门对此项工作更加不重视，那么企业的文书档案管理就越发不能发挥其长处，导致恶性循环。 　　（二）企业对文书档案的工作衔接机制不完善 　　企业文书档案工作一般是分开进行的，由于文书与档案的要求有时候会有不同的情况，所以在实际操作中，文书档案管理的工作往往会出现文化与档案的格式不一致，所用文种不同，编号不规范等问题，使得对文书的处理与档案的管理衔接不上，造成文书档案管理工作繁杂且不够标准。同时，由于文书档案是对企业生产经营活动中的文书的整理，那就需要企业生产经营活动中的相关部门提供材料，才可以顺利进行，但是企业的部门之间的工作以及所提供的资料往往不够及时和规范，甚至出现资料提供不完全的情况，这就导致企业文书档案管理的工作衔接不够流畅，阻碍了企业文书档案管理工作的顺利进行。 　　（三）企业对文书档案管理的现代化工具利用不足 　　互联网的产生对社会的影响深远，特别是人们的工作方式由此发生了很大变化。由互联网产生的很多办公工具在当下运用地十分普遍，现代化的办公工具和手段使得人们的工作变得轻松了不少，但是目前还有不少企业对文书档案管理还是将其作为纸质化处理，而没有采用电子化，使得企业文书档案管理工作既费人工又费时间，工作效率低下。而有的企业在文书档案管理中运用了电子化，但是只是将相关文书档案制成电子文稿，而没有根据相关的工具来进行有效的处理，使得电子版与纸质版差别不大，只是单纯地将纸质版的文字和材料搬上了电子文档，这样就不太符合现代化的企业文书管理要求，只是机械地进行模仿，而没有真正地将现代化技术与工具充分利用起来，不利于企业文书档案管理工作的开展。 　　3 提高企业文书档案管理的措施 　　（一）提高企业对文书档案的重视程度 　　企业文书档案就是企业文化中重要的一项，它是企业发展历程的记录，是将企业员工与企业发展紧密联系起来的一个重要纽带，通过对企业发展过程中相关文书的回顾，能迅速将企业的发展亮点以及特征展露出来，使老员工能够通过文书档案找到与自己共鸣的地方，也能使新员工能很快找到自己与企业的契合点，从而加强企业和员工之间的关系。因此，提高企业对文书档案管理工作的重视程度，对企业发展具有深远的意义。企业可以从管理层开始进行企业文书档案重要性的宣传和学习，使得领导认识到文书档案管理