职场常用“行文”材料写不好？掌握这些技巧就简单了！.docxVIP

职场常用“行文”材料写不好？掌握这些技巧就简单了！ 原创 第一任职 2018-03-27 06:00:00 　　行文类材料是职场运用范围最广、使用频率最高的公文。行文材料通常指法定的组织和个人在公共事务活动中，依照规范体系形成并固定使用，以直接发挥其管理效能和法定效力的信息载体。通常分为3类：上行文(请示、报告)、平行文(公函)、下行文(通知、决定、指示、批复)。一、把准主题不偏向　　行文必有主旨，用意必须明确。职场有的朋友，在草拟行文材料初期，很容易出现行文扣题不紧、标题与内容不搭，甚至内容跑偏、文不对题的问题，让职场各级领导机关哭笑不得。职场行文材料需要把握三个重点：　　1、注意合法合规　　行文具有一定的法定效力，代表职场首长的决策和业务机关的意图，绝不能草率对待。合法合规：　　首先是格式的合规。包括页边距、行间距、页码、字体等必须按要求办；　　其次是内容的合规。可参照相对固定的模板来写；　　再次是传送的合规。按明文规定使用机要、红头、传真、电话、网络等传送方式。　　2、注意选准用好　　根据职场实际需要，合理选择行文类型，杜绝不伦不类、混淆使用。这要求草拟者必须准确掌握职场行文的种类和用途。比如：　　命令：是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文；　　决定：是适用于对重要事项作出决定和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文；　　指示：是上级领导机关制发的重要的领导指导性公文；　　通知：是用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。　　3、注意求实务实　　行文的内容要立足实际，主旨要有针对性，研判要合乎实情，措施也要具体可行。职场行文要把重点放在语言组织上，而不是文字修饰上，力求把行文制发的意图和依据如实反映到内容中，避免行文上的任何欠缺、失当或失真。二、立稳框架不随意　　职场行文材料通常用于行政机构体系内部使用，在草拟过程中要更加注重稳妥严密，切不可一味地追求标新立异，使得行文材料变了味。需注意3点：　　1、注重庄重严谨　　行文材料的结构必须严密有序，用语务必周密确切，尽量做到不生歧义，没有疏漏。特别是对于请示、报告这类上行文，必须反复校对、反复斟酌，切实做到无错字漏字、无错页缺页、无口头用语。以往，因为行文上的不严谨引发的职场闹剧不少。笔者单位小吴在组织部工作期间，就曾出现过上报的公文错页的问题，受到首长的严厉批评，教训很深刻。　　2、注重行文规范　　行文格式、语言表达、符号使用等方面都有规定，基本上照着做就不会出现大批漏。需要强调的是行文内容尽量符合语法规则与逻辑规则，行文材料中的“函”就特别讲究规则。比如，发函的目的是希望平行部门帮助解决问题的，通常的结束语为“恳请协调解决，为谢！”，如果发函的目的是需要某部门协助解决涉法涉诉问题，一般的结束语就是“此函盼复，为谢！”。因此，在实际草拟过程中特别需要把握这些规则，要不然极有可能带来各种尴尬和笑话。　　3、注重结构完整　　行文材料必须是一个完整的体系，切不可缺段少句，也不可遗漏任何必要的内容，同时还要减少表达上的不确定性。确实心里没底的，可以采取照葫芦画瓢的方式，把同等类别的行文拿过来改，改内容不改结构，改语言不改格式，一般也能应急。三、精简语言不啰嗦　　行文材料最大的特点就是言简意赅、一目了然，在起草过程中尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地把内容表达清楚。应把握3点：　　1、文字要简明　　原则上就是有一说一，有二说二，不讲多余的废话，不讲难懂的怪话。需要特别强调的是，行文必须是意思表述完整的简洁，必须是没有语病的简洁，必须是通俗易懂的简洁，要不然本末倒置就得不偿失了。　　2、语言要得体　　原则就是合乎各类行文的特殊要求，符合职场特定场合和对象的需要。在材料写作领域有个名词叫做推材料，“推”顾名思义就是几个笔杆子一起将相对成形的材料初稿从头到尾顺一遍，可以说推的重点就是语言的准确度和流畅度。因此，为了让行文材料更加准确得体，搞文字工作的还得养成“推”的习惯，反复斟酌、力求最佳。　　3、行文要流畅　　原则就是整个材料思路清晰、衔接顺畅、表述无误，形成一个完成的体系。我们说，会一个字很简单，想一句话也不难，但撰写一篇完整的文字材料就很有难度，难度在于体现一个人的思路和水平，材料越成体系、行文越流畅，说明材料功底越好。因此，我们在想每一句话、组织每一段语言时，只有通篇考虑、细致琢磨，才能确保整个材料前呼后应、行云流水，融为一体。