秘书学本科定稿.docVIP

勿以职小而不为勿以事小而乱为 ——试论秘书的品格修养与智慧 秘书学：张XX 指导教师：周XX t商要：秘书是领导的智囊和助手，辅助领导从事各项管理工作，负有参 政设谋、综合协调、督查落实、拾遗补漏等重大责任。秘书工作的好坏直接关 系到领导工作的质量与效率，关系到其所在党政机关或企事业单位的兴衰成败。 因此，秘书人员必须具备高尚的人格与善变的智慧，不贪财，不慕利，统筹兼 顾，机变灵活，唯其如此，方谙晓做秘书之大义。 关键词：秘书品格智慧 引言： 社会上，一切规模较大的直接社会劳动或共同劳动，都或多或少地需要指 挥，以协调个人的活动，并执行生产总体的运动一一不同于这一总体的独立器 官的运动一一所产生的各种一般职能。一个单独的提琴手是自己指挥自己，一 个乐队就需要一个乐队指挥。这个所谓的指挥就是我们通常所说的领导，而作 为一个领导，要统筹指挥整个系统，实行有效目标管理，一般都不可能也不必 仅凭自身的精力与智力一手去完成。于是，秘书就应运而生了。 正文： 一、秘书的定义及职责 1、狭义秘书 全世界各个国家、各个地区、各行各业、各级机构、各种重要的领导人身 旁都有秘书，然而什么是秘书，却始终没有一个公认的定义。1997年12月，我 国劳动部颁发试行的《秘书职业技能标准》，对秘书的解释是：“专门从事办公 室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人 员。” [1]这个定义有两个特点，一是它是针对秘书职业而言的，劳动部是主管 劳动就业、职业培训的政府职能部门，对于领导机关的一部分高级秘书如秘书 长、办公厅主任等，这个定义就不很完整。二是它是针对公务秘书而言的，如 “办公室”、“程序性工作”、“政务”这些词语一般多应用于公务秘书。民间秘 书特别是其中的私人秘书，有时是个体开展工作而不一定有办公室群体，也不 使用政务一词。所以它对于市场经济中越来越多的民间秘书来说，似乎也不很 适用，尽管劳动部门培训的秘书主要就业方向是民间。因此，我们把它称为狭 义的秘书概念。 2、 广义秘书 与此相对应的，我们还有一个广义的，能尽可能包容各种秘书、甚至古今 中外秘书的定义。同样经过劳动部专家委员会审定的《秘书工作概要》一书中， 对此作出了回答：“广义的秘书是指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公 室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服 务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。” [2]这个定义中的“领导” 一词 指机关领导人。 3、 秘书的分类 从秘书的来源与服务对象来看，可分为公务秘书和私人秘书。公务秘 书是指在国家机关，国有企事业单位工作的秘书。私人秘书是指私人，私有企 业出资雇聘的秘书。从秘书的工作性质来看，可分为党政秘书、企业秘书 和商务秘书等。从秘书的业务内容来看，可分为：行政秘书，机关首长的 重要助手；专业秘书，如法律秘书、教育秘书、医学秘书等；机要秘书，为首 长管理机关的文书处理工作；事务秘书，负责总务、后勤等工作；信访秘书， 辅助处理人民来信来访工作；外文秘书，做口头及书面翻译工作；会议秘书， 负责各级各类会议的承办、组织与协调工作等。从秘书的层次来看，可分为 初级秘书、中级秘书和高级秘书三类。 4、秘书的职责 辅助决策。秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服 务。领导的基本责任就是决策，而领导决策前的大量工作基本上是由秘书来做 的，所以说，秘书在辅助领导决策过程中起着十分重要的作用。就一般而言， 秘书在辅助领导决策时，有以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策 方案，进行论证评估；三是确定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。 协调关系。协调是秘书的一项重要职能。作为领导的助手，秘书必须把 握好与上级、同级、下级部门或领导以及与外界等各方面的关系，全方位沟通、 联系、协调、处理各类工作，做到“十个手指弹钢琴”。秘书协调工作的好坏 直接关系到团队力量凝聚与否以及领导决策水平的高低，具有十分重要的作用。 处理信息。秘书信息工作是一种智谋性助手工作。在秘书信息工作中存 在着收集、加工、传输、贮藏、反馈、开发增值(再利用)等环节，都很重要。 其中反映了智谋性助手作用的，主要是信息加工工作，包括信息的筛选淘汰， 统一口径(如各种社会标准及数量标准，如先进后进，及度量衡等)、分类、综 合分析，然后编写成文，提供给领导。 办理事务。协助领导者办理各种事务，保证领导机关及领导工作的正常 运转，也是秘书部门及秘书的一项基础性工作。事务性工作的内容很多，一般 通常地概括为“三办”。即办事、办文、办会。作为现代领导机关的秘书或秘书 群体，最多的秘书人员、最大的工作量，就是协助领导者处理各种各样的事情。 二、秘书应具备局尚的素养和品格 秘书作为领导身边的人，时刻承担着为领导辅助决策、协调关系、