x公司采购流程再造的分析.pdf

1．4问题的提出 X公司在本世纪初期就应用了SAP系统来进行日常业务活动。SAP系统的使 用促进了x公司内部的运营，也给X公司内部的管理带来了便利。虽然总体来说， SAP系统的应用优化了业务流程，但是流程经理们在监管中发现，仍然有许多的 环节存在着问题，流程的不断优化和再造势在必行。本论文主要研究的是X公司 的采购流程的再造和优化过程。 第一个问题来自于间接材料的采购流程，采购流程经理总是会收到来自X公 司内部员工的一些抱怨，甚至是一些投诉。具体的内容包括： (1)SAP系统的使用，可能使管理层更方便地通过报表来了解采购的成本， 采购商品的分类信息等。但是，采购需求的申请人并没有感受到SAP系统带来的 便利。审批的流程繁琐，申请人在过程中，耗费了大量的精力，觉得比填写手工 请购单还要麻烦，这个问题亟待解决。 (2)间接材料(非生产性物资)的采购是各个业务单元都有采购需求的商 品，采购部希望有统一的物料号供采购员来汇总。由于种类繁多，又不需要进行 库存管理，所以，没有在SAP系统中建立物料号。每次采购时，由采购需求的申 请人自己描述商品的情况。由于每个人描述习惯的不同，两个相同的商品，由于 描述的不一致，可能采购员会认为是两件不同的商品，不利于采购员将相同商品 汇总采购，也不利于同供应商的价格谈判。SAP系统中对于物料号的维护比较严 格，由专门的数据录入员来维护。根据系统管理的要求，物料号的品名不能随意 更改。然而，间接材料采购的商品变化较大，显然在SAP系统中作物料号的维护 不太可行。如何解决这一矛盾，也是需要推敲的。 (3)流程再造前，采购员分散在各个业务单元中，他们虽然汇报给上一级 的采购经理，但是同常的工作主要是对各自的业务单元的经理负责。上一级的采 购经理经常在事后发现，业务单元A的采购员的采购费用过高，同一类商品在业 务单元B用了85％的金额就采购到了，显然业务单元B选的供应商更具有竞争力。 上一级的采购经理有时还会发现，业务单元C的设备日常维护保养合同的条款十 分不合理，合同一签就是两年，而且是要预付第一年的全部维护保养费用，这些 条款不利于X公司，好像有些猫腻。这些问题是采购没有统一的管理所造成的， 需要寻找对策。 6 (4)直接材料采购和间接材料采购的管理分开较为有利。如果系统能够区 分出间接材料采购的订单类型和订单号，就会方便作报表分析，管理决策层更方 便地根据相关信息来做决策。 ． 要解决的问题十分琐碎，就如同间接材料采购本身的特点：商品复杂多样， 较直接材料采购而言，比较难以管理。本论文研究在间接材料采购中遇到的问题， 通过对问题的分析，作出流程的再造，并最后解决问题。 第二个问题来自于应付账款部门。应付账款部门是采购中的最后一个环节， 负责将货款或是服务性的费用支付给相应的供应商。应付账款部门不可以直接根 据供应商提供的发票直接支付，必须要核对无误后才能将X公司的钱转给供应 商。由于X公司的亚太区的应付账款部是集中管理亚太区所有分公司的应付账款 业务的，每月处理的供应商的发票数量相当可观。其中，有问题的发票的数量也 很多，他们在沟通问题发票环节中投入了很多精力，也出现了一些问题。比如： (1)问题发票出现了，SAP系统会自动对发票进行冻结，但是由于员工的 疏忽，没有发现，也就没有对此发票作后续的跟踪。延误了付款，影响了公司的 信誉。 (2)由于没有一个标准化的流程，在应付账款部的员工发现问题发票时， 沟通的途径是不明确的。他们会根据自己的工作习惯跟采购部，或者仓库，或者 跟供应商直接联系。这样的沟通效率极低，费时费力。 (3)有些问题发票的产生可能是由于X公司内部的工作衔接不力造成的， 但是，由于沟通途径的不规范，供应商常常会收到问题发票的质询，但是他们并 没有过失。这样的话，会给供应商造成X公司内部管理混乱的印象。 以上两个问题都出现在采购的流程中。本论文就这两个流程的优化和再造进 行了分析和研究。通过分析和研究，了解到要解决X公司在这两个部门遇到的问 题，流程再造的必要性及作用，通过流程的再造和优化，最终达到提高效率、控 制好成本的目的。 7 1．5本论文研究的主体界定 (1)采购的概念，采购管理的概念