第十二章公文进的整理立卷与归档.pptVIP

第十二章 公文的整理（立卷）与归档 mlrholly@ 第一节 归档文件整理工作概述 归档文件整理的概念：将归档文件以件为单位进行装订、分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件整理工作的意义： ——能够保持文件之间的有机联系，便于文件查找利用； ——可以维护文件的完整与完全，便于文件的保管； ——为档案工作奠定了基础。 第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织 一、建立健全文书部门整理（立卷）制度： 优越性： 1.可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率； 2.可以有效的避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密； 3.便于平时查阅和文件的收集与整理； 4.确保文件归档质量，促进机关档案工作，提高管理水平和服务水平。 二、公文整理（立卷）环节的选择： ——选择因素： 1.被确定为整理环节的文书部门要直接经手文件的处理； 2.数量上要有一定要求； 3.要考虑机关办公地点的分布情况； 4.考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。 ——组织形式：集中式、分散式、集中与分散相结合的方式。 三、明确公文整理（立卷）的范围： ——应该立卷的范围： 1.上级机关的文件材料； 2.本级机关的文件材料； 3.同级机关和不相隶属机关的文件材料； 4.下级机关的文件材料。（P335） ——不需要立卷的范围：6条（P336） ——公文整理立卷的分工： 1.上级党政机关的来文： 2.本机关的文件： 3.下级机关的来问： 4.会议文件： 第三节 归档文件整理的原则与要求 三个重要相关概念： ——归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 ——归档文件整理：是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。 ——件：以每份文件为一件，具体参见P340. 归档文件的整理的基本原则： ——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； ——区分文件的不同保存价值； ——便于保管和利用。 归档文件整理的质量要求： ——齐全完整，破损的要休整，字迹模糊或易褪变的应复制； ——所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。 （具体要求见P344） 第四节 归档文件整理方法与归档 归档文件整理方法的十一项改革（P345）： 如何推行归档文件整理办法： ——更新观念、增强改革意识； ——提高人员素质； ——加强硬件建设； ——注意新旧整理方法的衔接。 归档文件整理的工作步骤： 装订：做好五项工作； 分类：按年度、保管期限、机构（问题）、综合四种方式分类； 排列：最低一级类目； 编号：归档章形式； 编目：目录封面+归档文件整理说明+归档文件目录； 装盒：档案盒及备考表。 公文归档： 机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管叫“归档”。 归档制度的内容包括： ——归档范围：《机关档案工作条例》； ——归档时限：第二年上半年移交； ——归档要求：一是齐全完整，二是文件和电报按其内容的联系合并整理立卷；三是保持文件材料之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。 课程结束，谢谢！ 祝各位： 考试顺利，万事如意！ * *