广告宣传及促销活动管理办法.doc

广告宣传及促销活动管理办法 第一章 总 则 第一条 为实现项目产品销售，提高广告宣传及促销活动的实施效果，规范公司广告宣传及促销活动的审批与组织流程，同时达到控制项目成本的目的，特制定本办法。 第二条 本办法中规定的广告宣传及促销活动，包括：（1）户外广告，大牌、巨幔、围档、车体广告等；（2）媒体宣传，报纸、网络、短信媒介等；（3）营销活动，开盘、新闻发布会、促销活动等；（4）印刷品，楼书、单页、折页、名片等。 第三条 本办法适用于公司的项目宣传、企业形象宣传及各类促销活动等。 第二章 相关部门职责 第四条 在宣传活动开展过程中，公司负责组织、参与及控制的部门有市场营销部、财务部、合约部、人事行政部。 第五条 各部门在宣传活动策划与承办过程中负有以下责任： 一、市场营销部 1、根据企业中短期产品销售策略，制定公司全年广告宣传及促销计划，提出年度广告宣传预算计划； 2、以月为单位分解广告宣传预算计划，详细提出各月广告宣传及促销活动安排及所需费用； 3、负责筛选、审核广告或活动承办单位的资格条件； 4、起草相关合同或审核对方单位提供的合同协议； 5、组织与广告公司等的商务谈判，包括价格、形式、内容、付款方式、优惠条件等； 6、提出或审核广告宣传及促销活动的具体方案，并符合法规要求； 7、负责对发布期的广告进行跟踪检查与维护，对促销活动的现场监控； 8、每月形成广告发布及费用支出情况统计表，并报公司领导审阅； 9、对已发布广告内容及评估资料的收集、建档工作。 二、合约部 1、参加广告及促销活动的询价、商务洽谈工作，控制成本价格； 2、审核相关合同条款的合法性与合理性。 三、财务部 1、负责按照所签合同控制广告费的付款进度； 2、审核对方所开出的发票的规范性，合理入账； 3、按照公司年度广告宣传预算计划，控制各月费用支出； 4、及时做好各阶段广告宣传费用的统计工作，供公司领导阅知。 四、人事行政部 1、参与对广告发布及促销活动的检查工作； 2、参与企业或项目形象宣传工作，包括对外联络中的各种形式； 3、协助市场营销部做好项目宣传工作，并提供相关资源。 第三章 费用预算及控制 第六条 年底前由市场营销部根据中短期产品销售策略，提出下年度的广告宣传费用预算计划及月度分解表，原则上不超过预计年销售额的1.5％，并上报公司董事会审批。 第七条 每月广告费用计划基本按照分解后计划执行，在阶段费用不超支的情况下，也可以根据推盘需要调整各月的使用额度。 第八条 市场营销部、财务部每月都要有广告及促销费支出统计情况，以做好费用控制，财务部要对年度、月度支出进行控制，超出计划的每笔支出都要有总经理及董事会的特别批准方可。 第四章 选择媒体与广告商资格审查 第九条 在与广告商或媒体商务洽谈前，市场营销售部要对其进行资格审查，内容包括：企业营业执照、广告代理手续、广告发布资格、广告发布位置的审批手续等，审查原件后，要收取相关复印件存档备查。 第十条 选择发布广告媒体与促销形式，首先要考虑宣传目的及所做宣传内容的受众人群信息与接受倾向，以影响度最大的为首选媒体或活动形式。同类媒介，须有两家及以上单位作为洽谈对象。 第十一条 无论选择何种媒体及活动形式，都要有充分的评估做为选择依据，特别是费用额度较大的，必须按此办理。 第十二条 以性价比做为选择的主要参考依据，选择时要注重价格低、相对效果好、影响面广的媒体或形式。 第十三条 在选择媒介过程中要杜绝人情操作、暗箱操作，要维护企业利益，讲求实效。 第五章 价格洽谈 第十四条 对拟选择媒体的形式、活动组合内容及所动用器具等，要进行市场询价，并有询价记录，主要由市场营销部、合约部共同负责进行。 第十五条 在与广告代理商洽谈的同时，应通过其他方式找到媒介主办单位进行询价；促销活动中动用的大型器具，则应找到提供人或相同器具提供企业，进行直接询价，以减少中间价差。 第十六条 在商谈价格过程中，总价在10000元（含）以上的，要由市场营销部、合约部共同参加商谈；低于10000元的，由市场营销部或主办部门2人以上参与谈判，共同负责，但合同内容必须由合约部审核后，方可签订。 第六章 费用审批流程及权限 第十七条 每月20日前，由代理公司与市场营销销部协同制定下个月广告发布内容及费用计划，市场营销部同时对月计划有审查责任，主办部门填报《广告宣传费用申请单》，财务部核对预算进度后，经财务总监、总经理审核，由董事长审批，财务部见审批后的费用申请单办理。 第十八条 因销售策略需要，计划外的临时性广告或促销活动的费用支出，未超出当月预算或当期计划的，由总经理审批后，财务部可放款。 第七章 费用结算 第十九条 费用结算 1、一次性付款。在合同签订、经审批后，主办部门按合同一次性付款，一般情况下，由对方先开出相应发票，财务部审核其发票的合规