行政管理规范.doc

PAGE 1 - 第一章 总则 第一条 为规范公司各项行政管理，做到有据可依、有章可循，特制定本规范。 第二条 本规范是公司日常生产经营管理运作的基础性文件，各部门必须按条款要求开展工作，公司通过对规范执行情况的监督检查进行考核奖惩。 第二章 行政事务 第一节 文件和记录 第三条 本公司文件分：管理手册、管理规范（合并程序文件）、外来文件三大类。 第四条 文件分为受控文件和非受控文件，受控文件主要涉及公司有关人员使用的由公司内部形成并且控制管理的文件，在其封面的适当位置加盖“受控”印章并注发文号，其余为非受控文件，不受公司管理控制。 文件审批权限： 审批权限 文件及记录 制定/更改 审 核 批 准 文 控 管理手册 管理部/各部门 管理者代表 总经理 管理部 管理规范 各职能部门 管理者代表 总经理 管理部 规范附属文件 使用部门 部门经理 总经理 管理部 第六条 文件的编码：QM/JB××-××××：表示公司第几年份发布的第几版本管理手册文件，QPG/JB××-××××：表示公司第几年份发布的第几份管理规范；QPG/JB××．××-××××：表示公司第几年份发布的此管理规范附属文件。 第七条 文件的编制，通过“发文稿”形式由各使用部门拟稿、按第五条权限核稿、经相关部门会签、批准。 第八条 文件的发放由管理部文控人员按“发文稿”中的文件发放范围打印发放，领用人或代领人在“文件/记录发放回收登记表“上签名，每份文件应设不同发文号，便于追溯。 第九条 管理部编制受控文件清单，记录文件的名称、编号、版本、发行日期等内容，以识别文件的现行状态。 第十条 各部门在领取相关文件后，应根据文件管理涉及范围组织有关人员进行传阅或会议培训等方式进行宣贯，理顺接口、配备资源，保证文件从实施之日起在本部门有效运行。 第十一条 在每次管理审计后，使用部门对文件的充分性、适用性进行评审，对不适当之处提出更改申请。 文件需要更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改理由和修改内容，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。文件更改批准后，由管理部文件管理员实施更改，可采用划改、插入和换页等方式，并在更改处加盖“更改”印章，签注更改日期。大幅度更改时应进行换版。 第十二条 各部门应指定人员，负责本部门文件的收文、传阅、登记、整理及归档保管工作。文件应在适宜的环境中保管，要做到防潮、防火、不丢失。 第十三条 所有失效或作废的文件由文件管理员从所有使用场所撤出，加盖“作废”印章，要销毁作废文件应填写“文件/记录销毁清单”，经管理者代表核准予以处理。 第十四条 外来文件收文后由管理部文件管理员，填写《来文处理单》交公司领导批示，并按批示进行传阅、发放、保管。 第十五条 各部门自行建立的电子文件最终稿应由部门专人分类存档于指定电脑硬盘中，以便于今后调用。各类光盘、软盘等电子文件由接受人员转交给部门文管员归档、保存。软盘中的内容应分类复制存档于电脑硬盘中。通过E-mail发送过来的电子文件，由各接收人分类存档指定硬盘，根据需要可通过局域网将资料传送给相关部门。公司级电子文件由管理部文件管理员分类存档于指定电脑中，作好备份。电子文件应及时更新，只保存最新版本。过期版本一经确认立即删除。 第十六条 记录表式要求与程序、管理规范配套设计、制订，管理部须对公司范围流通的记录进行控制，编制“记录一览表”。记录的更改方法同文件更改要求。 第十七条 记录由各岗位记录人员负责填写和维护，要求真实、清晰、准确和完整，记录及时，签名齐全，不得擅自涂改，修改用“=”划掉重写。记录完毕及时送交相关部门保存。 第十八条 各部门文件管理员视需要进行整理记录，保持资料的清晰和干净，按月、季、年进行分类装订存档保管，具体保管期限按照“记录一览表”执行。记录由各部门保存在适宜的环境中（专用文件柜），以做到防火、防潮，防遗失。记录保存期满后，由记录保管人填写“文件/记录销毁清单”，须经所在部门经理核实后方能处置。 第十九条 记录表式编号规定：QPG/JB××-××：表示某个管理规范的第几个记录表格。 会 议 第二十条 公司日常会议有：总经理办公会议、部门月度工作例会、周例会及临时性专题会议。 第二十一条 会议主持部门可采用短信、电话或“会议通知单”的形式，一般提前一天传递到相关部门和人员，公司年度制定的会议不再另行通知。 第二十二条 参加会议的人员应至少提前5分钟到会场。会议期间应关闭手机或保持在振动状态，会场禁止走动和相互闲谈。 第二十三条 会议应有“签到表”必要时形成“会议记录”或“会议纪要”，会后下发至相关部门。会上提倡使用普通话。 第二十四条 部