加快输入资料的方法.pptxVIP

1 第 4 章 加快輸入資料的方法 授課者：林鳳美老師 牛牛文库文档分享 2 本章提要 資料的規則 自動完成 從下拉式清單挑選 自動填滿 建立數列 自訂自動填入數列 資料驗證 牛牛文库文档分享 3 資料的規則 但並不是每筆資料都具有 “加速輸入” 的特性， 所以，讓我們先來判斷一下，哪些資料具備 加速輸入 的條件： 牛牛文库文档分享 4 資料的規則 規則一：具某種規律的資料。 規則二：同一欄中只有特定的幾種資料。 規則三：連續的幾個儲存格都是相同的資料。 碰到上述三種規則的資料時，便可以使用下列的方法來加快輸入資料的速度： 自動完成 從下拉式清單挑選 自動填滿 數列 牛牛文库文档分享 5 自動完成 自動完成功能適合加快符合「規則二」或「規則三」的資料。首先，請您開啟一個新的活頁簿檔案，在 Sheet1 工作表的C3：C5分別輸入 考績、甲等、乙等： 牛牛文库文档分享 6 自動完成功能 接著我們要告訴您如何利用自動完成功能在 C6 中 輸入資料。 請您在 C6 儲存格中輸入“甲”，結果會發現在“甲” 之後自動填入 “等” 這個字，並以反白的方式顯 示： 牛牛文库文档分享 7 自動完成功能 這就是所謂的自動完成功能。當您輸入資料時， Excel 會把目前輸入的資料和同欄中其他的儲存格資料比較，一旦發現有相同的部份，就會為該儲存格填入剩餘的部份。 若自動填入的資料恰巧是您接著想輸入的文字， 這時只要直接按下 鍵或資料編輯列的輸入鈕 ，就可將資料存入儲存格中；反之，若不是您想要的文字，則可以不予理會自動填入的文字，繼續輸入即可。 牛牛文库文档分享 8 自動完成的特殊狀況 當同欄中出現二個以上儲存格資料雷同的情況，因為 Excel 無從判定是 研一組或是 研二組， 所以暫時無法使用自動完成功能。待您繼續輸入 一 這個字以後，Excel 才會運用自 動完成功能為我們 自動填入 組 這 個字。 牛牛文库文档分享 9 從下拉式清單挑選 請將指標移到 C7，然後按下滑鼠右鈕，選擇快顯功能表中的『從下拉式清單挑選』命令： 牛牛文库文档分享 10 從下拉式清單挑選 作用儲存格 C7 下方會出現一張清單，記錄著同一欄 (即 C 欄) 中已出現過的資料，如：考績、甲等、乙等，您只要由清單中選取就可輸入資料： 牛牛文库文档分享 11 下拉式清單中的資料 Excel 會從選取的儲存格往上、往下尋找，只要找到的儲存格內有資料，就把它放到下拉式清單中， 直到遇到空白儲存格為止： 牛牛文库文档分享 12 自動填滿 Excel 的自動填滿功能，可以將資料填滿連續的幾個儲存格 (即下頁表格的「規則三」) ；也可以根據儲存格的資料，自動產生一串遞增或遞減的數列 (即「規則一」)。 填滿選取範圍 關於『填滿控點』 利用『填滿控點』 清除資料 自動填滿選項 牛牛文库文档分享 13 自動填滿 牛牛文库文档分享 14 填滿選取範圍 先在 B2 儲存格輸入 管理部，並使其呈選定狀態，然後將指標移至粗框線的右下角 (此時指標會變成 + )： 牛牛文库文档分享 15 填滿選取範圍 將指標指在填滿控點上，按住左鈕不放， 向下拉至儲存格 B6，管理部 字串就會填滿 B2：B6 範圍了： 牛牛文库文档分享 16 關於『填滿控點』 當我們選取某個儲存格或範圍時，其周圍會被粗框線圍住，在粗框線的右下角有個小方塊，那就是填滿控點。 如果沒有發現填滿控點，請執行 『工具 / 選項』命令，換到編輯頁次下，然後勾選使用儲存格拖放功能這一項，填滿控點就會出現了。 牛牛文库文档分享 17 利用『填滿控點』 清除資料 填滿控點也可用來清除選取範圍內的資料，只要先選好儲存格範圍，然後將填滿控點往上拉曳 (不要超出選取範圍)，便可清除範圍內的資料： 牛牛文库文档分享 18 自動填滿選項 咦！資料是自動填滿了，可是 B6 儲存格旁邊怎麼出現了一個 按鈕？這個按鈕稱為自動填滿選項鈕，它提供您選擇自動填滿的方式，當您將指標移到此鈕之上時，便可拉出下拉選單，從中改變自動填滿的方式： 牛牛文库文档分享 19 自動填滿選項 牛牛文库文档分享 20 自動填滿選項 底下使用自動填滿功能，將 A1、B1、C1 的資料分別填入 A2：A4、B2：B4、C2：C4 範圍，並為您呈現出 3 種自動填滿方式的差異： 牛牛文库文档分享 21 自動填滿選項 另外，當您選取別的儲存格，並做了編輯動作後，自動填滿選項鈕 就會消失不見囉！而若您根本不希望在使用自動填滿功能時，出現 鈕，請執行『工具 / 選項』命令，然後取消勾選編輯頁次中的顯示[貼上選項]按鈕項目即可。 牛牛文库文档分享 2