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基层档案局档案管理论文 　　一、基层档案局的职能定位 　　在基层，一般档案局和档案馆实行馆局合一的管理模式，档案局不仅有对本辖区内档案管理的职责，还直接管理本级档案库，而且还要面向民众提供档案查询的业务。但在实际工作中，档案局更偏重于档案存储、查询等具体的业务工作，而对于档案的创新管理和有效、合理的运用却并不很重视。这表明，从档案局的职能来说存在某种程度的偏离。从职能设置上说，档案局是档案管理的行政单位，其主要职责应当聚焦于档案管理制度的制订和实施、规范档案的使用的途径、探讨档案管理的科学化等富于创造性和管理性的工作。而档案局下设的档案馆则定位为事业单位，应主要负责档案收集、档案存储、档案查询等具体性业务工作。二者可以是行政领导、业务指导与具体管理的关系，也可以是平等的合作关系。但两类工作的职责应当有所侧重和明确区分，而不应当完全重合甚至混为一谈。很多基层档案局实际上并未意识到这二者之间的差别，只是笼统地按照上级的要求活动，“有事启奏，无事退朝”的作风尤甚。这一现象在各类基层单位可以说是普遍存在。另一方面，基层档案局的行政管理职能的管辖对象相对范围比较小，档案工作的主要内容也是业务工作，是否必须在档案局下设置一个档案馆？这个问题也是有待商榷的。当前行政层级过多、行政效率低下的问题已是十分严重，整个行政体系的走向是转变职能、合并机构、裁撤冗员与提高效率，如果基层明确实行局馆人员职能分离，有可能产生如下问题：基层档案管理工作有没有必要一定划分成档案行政管理和档案业务管理两部分？假使机构设置上实现了局馆分离，档案局能不能担负起档案行政管理的职责？会不会出现档案局成为一个无职能的空壳机构的可能？如果这些问题不能得到配套解决，局馆分离仍然只能停留在探讨阶段而难以落实。 　　二、基层档案管理工作中存在的问题 　　档案存储制度存在漏洞，存储分散、保管不齐全当前的基层档案局并未收录所辖区域的全部档案，某些职能部门，比如工商局、财政局、民政局等重要的职能部门，一般是建立单独的档案管理系统，并不会将档案管理归属于同级档案局。如此一来，在整个档案管理的大格局下就存在档案局档案管理和分散在某些职能部门的单位档案管理两条主线，而这两条主线是平行运行、互不交涉的。据笔者所知，一些基层档案局曾经试图邀请这些职能部门将某些档案收编于档案局，但被多数单位所拒绝。在这一点上，对于这些职能部门来说，一方面可能是为了便于档案调取方便工作，或者是为了工作保密需要，建立独立的档案管理系统自然是最佳选择；而另一方面，对于档案局来说，档案局的职责是收录、管理档案，以及对外查询。档案收录不全既会使得档案局工作受阻———比如不能提供全面的档案查询，更会是对档案局职权的分割，这又不得不说是一个糟糕的选择。 　　人员配置结构不合理、素质不高，尤以查阅室查阅员较为突出基层档案局的档案管理工作主要分为三部分，第一部分是各科员负责的档案搜集、存储工作；第二部分是局长及副局长所组成的领导层负责的指导各科员、接受档案相关咨询、完成档案局的各项整理、验收以及与上级进行交涉等事务；第三部分是查阅间所负责的接待来访查阅的群众的事务。因而在当前的情况下，档案查阅是档案局工作的一大重心，也是档案局对外开放的一个主要窗口。但事实上，基层档案局并不一定重视档案的查询和管理工作。笔者了解的一个档案局，其查阅间的负责人是一位年过五十的老职工，而且是返聘人员，每月工资不过一千元，福利也比其他科员要低。虽然这位工作人员对待工作和来访群众，态度比较和蔼，但是出勤率并不高，类似于兼职。而且只会最基本的查询操作，对于电脑操作技术等现代档案管理和查询的技术手段掌握很少，影响了工作的效率和档案管理作用的发挥。实际上，查阅员工作是有特殊需求的职位，其一，工作人员要保证时时刻刻在工作岗位；其二，工作人员面对的是广大群众，需要保持良好的态度，这既是体现政府服务群众的面貌，也直接关系着群众的便利；其三，事务冗杂，耗时长，间歇不确定，重复率较高，这项工作极其考验耐心；其四，要能进行各类电脑操作，最好能进行简单的电脑修理。除此之外考虑到政府的工作人员流动困难，一个查阅员往往要在职很多年，因而设置这类工作岗位时应需要考虑激励问题。如果激励不到位，不考虑这类工作人员的感受，这类工作往往就会成为政府各类政策执行的死穴。目前所谓政府的“门难进、脸难看、事难办”的顽症除了体制问题，更多的却是这类人事管理层面的问题。 　　档案管理施展空间有限：所涉机构繁多冗杂，工作效率低下以一基层档案局为例，该局正在准备进行一项大格局的档案整理工作，主要是要把各单位的档案收录齐全，进行全库档案的数字化，建立一个全面的能及时更新的方便调取的档案库。在当前政府的组织结构下，档案局需要向下级各街道办下发命令，向平级单位征求意见进行合作，向上级部门进行报告等待批复等。而