行政接待流程.docx

行政接待流程? 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、管理 人力资源部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 公司各部门在接到重要来访预约后，可提前2天邮件报人力资源部，并协助拟定接待计划，及时填写《会议预约申请表》（表单见附件二），有特殊需要的要在日程表中详细注明，需公司领导出面、人力资源部部协调的重要接待，应提前1天告知相关接待人员。 计划与准备 1、人力资源部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表,酌情安排接待标准。（详情请见附件一） 2、人力资源部根据来宾实际情况，按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、人力资源部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。 4、人力资源部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。 5、人力资源部根据会议需要，提前准备好会议所需物品，如：设备、会议资料、办公用品、茶水等。 6、人力资源部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从人力资源部经理和主接待人员协调安排，统一调度。 7、人力资源部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待礼仪： 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。 8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 详情请见附件三《服务礼仪》PPT 六、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 七、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 附件一： 行政接待流程 序号 事项 细则 负责人 1 接待申请 申请人需要提前两天邮箱申请客户来访接待，填写《会议预约申请表》 申请人 人力资源部 2 确定接待类别 确定来访接待类别，公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。 部门负责人 人力资源部 3 确定行程安排 根据与部门负责人沟通内容进行安排行程 获取信息：接待类别、是否用车、住宿、餐饮、礼品等 提供信息：路线指引、泊车位置等； 接待人员 人力资源部 4 接车（接机） 人力资源部根据实际情况安排接待车辆，协调安排，统一调度。 接待人员 人力资源部 5 安排住宿、餐饮 根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮 接待人员 人力资源部 6 会议用品准备 根据接待需求，提前安排好会议中所需物品： 设备（电脑、投影仪、插线板、音响等） 资料（企业简介、宣传片、会议材料等） 办公用品（纸、白板笔、签字笔、黑板擦等） 茶歇用品（红茶、绿茶、咖啡、纸巾、杯子等） 接待人员 人力资源部 7 引领安排 主动招呼、来访登记、迅速联络（详情见服务礼仪PPT） 贵宾接待：前台迎接来客于招待室，公司领导陪客接待。 业务接待：业务部门主办人员迎接客户于商务室洽谈。 普通接待：相关来访部门接待并服务。 接待人员 人力资源部 8 茶水安排 请来访者到接待处等候，给客人泡上茶水或矿泉水，如是重要客户，需及时进入会议室添水。 人力资源部 9 会议结束 礼品：来访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。 送行：须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。 清洁：接待完毕后，及时清理会场； 接待人员 人力资源部 10 后续工作 电话回访，后续跟进，信息反馈，及时总结。 适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。 接待人员 附件二： 会议预约申请表 申请 信息 申请部门 申请人