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团委办公室培训会 2011.10 培训主要项目 常务组工作内容 文秘组工作内容 物资组工作内容 常用物品借用流程 常用物品借用流程 固定资产维护报修 维修申请报告单 宣导组工作内容 海报横幅申请流程 海报横幅申请流程 海报横幅申请流程 宣传品制作告知单申请流程 宣传品制作告知单申请流程 奖状补做流程 ?基本业务 师活A310会议室借用申请流程 志宏堂借用申请流程 师活小广场借用申请流程 多媒体教室借用流程 值班中注意事项 值班建议 突发事件处理 在值班过程中，如果遇到突发事情，请及时联系中心组成员。并按中心组成员的交代完成任务。 * * 公司 徽标 1. 四大组介绍 2. 值班纪律 3. 各项表格填写注意事项及流程 4. 突发问题处理 常务组 值班考勤 各类会议通 知发送工作 值班排班 每周各项业务 登记表上报 每周工作计划汇总 各项规章制度制定更新 监管会议室使用情况 文秘组 各类会议 记录安排 每月各项 事务统计 （月统） 档案整理 各类会议 精神的传达 工作 物资组 定期仓库 整理统计 各类物资 申领 各类物品 借用管理 团委财务 管理 固定资产维护报修 废旧物品处理 阶段1 阶段2 阶段3 阶段4 询问借物品人的信息并填写物品借用单。 填写相对应仓库记录本 抵押校园卡并放入18号箱 打电话通知当天物资组仓库值班人员 电脑损坏 电话损坏 桌椅门窗锁损坏 找网络调研部 找学校维修部 （教学楼E\F之间一楼） 找学校维修部 （教学楼E\F之间一楼） 宣导组 学校宣传品 监督管理 办公室网络平 台管理维护 收发信件 师活广场 监督工作 收集各类活动照片 办公室内部美化工作 须将横幅内容填写完整 诚信桥、明礼桥、三期宣传栏或宿舍楼下 勾选 开始及结束时间须填清楚 值班员签名 注意事项： 每周末由常务组负责人统一将本周所有宣传申请单交至A303徐靓雯老师审阅并签名。 对带有商业行为、有效期过长等不能通过申请的海报横幅申请人需注意说话语气，耐心与之交流。 各部门干事前来申请制作宣传品 从值班桌左边蓝色文件夹中取出一张已编号的宣传品制作告知单 让申请人将每一栏填写清楚 值班员签名 必须注明预算 若申请人不清楚款额，需自行电话咨询真彩店家 申请人持单交予分管老师审核签字： 团委——徐靓雯老师 学生会——施韡老师 从值班桌上文件盒中取出宣传品制作告知单登记本 让申请人在对应编号处按已有格式登记清楚 将此告知单复印一份 复印件放进蓝色文件夹相应位置 原件由申请人自行交予真彩店家 卫生评比 物资借用 宣传品申请 场地申请 宣传品制作申请 值班 工作业务 四大场地申请流程 阶段 1 阶段 2 阶段 3 查看会议室固定借用时间表是否与临时借用时间冲突，若冲突，则请申请人更改申请时间。 若可以借出，则请申请人填写“A310会议室申请表”并在会议室申请本及值班本上做记录。 借出成功。并在“A310会议室安排表”中“临时”栏填写。 阶段 1 阶段 2 阶段 3 替申请人约见徐靓雯老师，并口头告知老师场地借用目的。 若徐靓雯老师批准并网上申请登记后，请申请人填写“多媒体教室借用表”，并在值班本中做记录。 借用成功。 阶段 1 阶段 2 阶段 3 借用人提出借用申请，并出具与合作企业的合同书以及确认合作金额大于1000元人民币。 若以上两点均满足，则联系袁欣诚主任，并填写“师活广场申请表”，经三部门同意后，再确认借用时间。若其中一点不符合要求，则当场拒绝借用申请。 借出成功。 阶段 1 阶段 2 阶段 3 借用人提出申请，替申请人约见徐靓雯老师并告知徐靓雯老师告知借用目的。 经徐靓雯老师同意后，由徐老师进行网上申请登记，并请申请人填写多媒体教室申请表。 借用成功。 四大场地借用注意事项： 不可当场无理由同意或拒绝场地申请，若老师与主任均无法联系到时，请申请人先填写相关申请表，待与老师或主任沟通后，及时告知申请人结果。 1、在不经老师允许下，不能随意碰老师物品。 2、不能在值班期间吃东西、上网玩游戏、登QQ、微博。 3、使用过的物品放回原处。 4、一切申请按流程处理。 5、接待同学需礼貌，多使用礼貌用语。 6、若值班期间离开因老师需要离开办公室，需在值班本上详细记录离开原因及离开时间。 7、值班本上内容必须为事实，应详细记录值班过程中遇到的事情。 1、前两次值班，应在值班之前，前去询问徐老师以及 施老师是否有可以帮忙的事情。 2、提前十五分钟打电话提醒下一班同学值班。 3、多与本组及其他小组同学沟通。多多学习。 4、如在值班期间遇到不懂的问题，尽快联系各组负责人。 5、接电话时，多用礼貌用语，第一句请说明“你好，这里是团委办公室，我是值班同学XXX”。 *