物业档案管理软件建设.pptVIP

物业档案建设 软件管理  一、物业管理档案的概念与分类 二、物业管理档案的建设管理 三、物业管理档案管理的重要意义 目 录 一、物业管理档案的概念与分类 文字 图像 声音 其他形式文件 档案概念：档案是历史的原始记录。包括两层涵义 一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。 组织机构 分类法 年度分类法 地区分类法 文件名称分类法 事件 分类法 部门分类法 一、物业管理档案的概念与分类 档案分类的方法 环境 上海、宁波...... 设施 图纸、检测记录...... 安全 突发事件报告...... 客服 业主资料、装修资料...... 综合 集团、产业公司...... 财务 2015、2014...... 一、物业管理档案的概念与分类 常用档案分类法 一、物业管理档案的概念与分类 资产档案 荣誉档案 行政管理档案 培训档案 人事资料 档案 物业管理 专门档案 会计档案 物业管理档案的分类 一、物业管理档案的概念与分类 物业管理专门档案的内容 1、权属承接资料 2、公共设备设施资料 3、业户档案资料 4、日常管理资料 存档资料 现场资料 一、物业管理档案的概念与分类 物业管理档案的特点 形成领域 较为局限 档案 动态性较强 组成档案的文件材料较为稳定 档案的 完整性 和人们的日常 生活息息相关 公开性与 隐密性共存 收集 使用 归档 销毁 建设 管理 二、物业管理档案的建设管理 二、物业管理档案的建设管理—基础资料收集 4日常管理资料 3业户档案资料 1承接查验资料 物业档案管理资料主要4项内容 2公共设备设施资料 承接 查验 资料 工程技术资料 项目开发批准报告、规划许可证、土地使用合同、建筑开工许可证、用地红线图等 规划查验合格证、消防查验合格证、绿化查验合格证、供电/气/水许可证、综合查验备案登记表等 各分项设施设备资料（建筑相关图纸、给排水、供配电、弱电、消防、供暖等） 验收合格资料 二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料） 房屋清单 各类配套设备 各类公建小品 各类系统（弱电、消防、电梯、给排水等） 各类钥匙等 公共 设备 设施 资料 二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料） 顾客姓名、年龄、工作单位、联系电话、 家庭成员、车辆情况等基本信息； 《购房合同》、《转让合同》复印件， 《物业服务协议》 房屋的使用情况，如交房、验收信息、 装修信息、《租赁协议》等 其他所有与顾客相关的必要信息 业 户 档 案 资 料 二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料） 1、国家法律法规 2、国家、行业、地方标准文件 3、日常服务管理文档（顾客投诉、装修管理、绿化清洁、社区文化等） 日 常 管 理 文 档 4、其他 （业委会文件、章程等） 二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料） 二、物业管理档案的建设管理—收集（基础资料） 图 档 卡 册 表 物业管理档案的建设管理中除了基础存档资料外还有各类现场管理资料。如运行标准文件、各类应急预案、相关从业人员证书证件、特种设施设备检测报告以及生活水箱检测报告等内容。 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 是指导各部门员工日常工作流程以达到规范工作标准，提升服务质量，打造企业品牌的重要参考。 1 服务技术标准 2 管理标准管理规章 3 作业标准 1、运行标准文件 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 用电应急预案 对管理区域内家庭用电、公共区域用电、特种设施设备用电等突发事件做出及时反映和处理的预案 电梯应急预案 对管理区域内升降梯、手扶梯、观光电梯等突发事件做出及时反映和处理的预案 用水应急预案 对管理区域内家庭用水、公共区域用水、消防用水等突发事件做出及时反映和处理的预案 消防应急预案 对管理区域内消防突发事件做出及时反映和处理的预案 是管理区域内各类突发事件能够第一时间发现且得到妥善处理有效保障。 2、应急预案 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 是保障公司各部门服务质量和工作效率的关键所在。 消防监控证书 各类职业证书 会计上岗证等 各类上岗证 电梯操作工证书 高低压从业人员证书 3、上岗证照 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管理资料） 设施设备均需实行定期检测、在通过后收取检测报告、合格证等并做好张贴、悬挂、公示工作，保障运行的同时也是向业主宣传公司服务品质的重要方式之一。（水箱、水池清洗如外包，外包单位人员健康证、卫生许可证均需提供并存档备查） 高层防雷装置 检测报告 电梯年检报告 电工绝缘靴、毯、棒 检测报告 生活水箱水质 检测报告 4、各类检测报告 二、物业管理档案的建设管理—收集（现场管