武汉太和控股股份有限公司合同档案管理制度.PDFVIP

武汉太和控股股份有限公司 合同档案管理制度 为了加强公司合同的系统管理，实现合同管理的规范化、制度化，更好地 为公司各项工作服务，根据公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。 一、合同档案分类和保管 合同档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案 （各项目资料）、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。 1、与公司财务有关的工程、设计、开发、土地、销售、融资等合同原件资 料由财务部保管。 2、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其 往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检 验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。 3、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人 员在合同签署完毕后，移交财务部永久保存。 4、开发部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城 市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由开发部自行归 档保管。 5、各部门向财务部移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范 围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。 二、合同档案的管理 1、公司财务部合同专管人员对当年合同文书按流水号进行统一管理，进行 分类、整理、编号，合同号按照编排顺序依次由合同签订年份、合同项目类型、 合同签订的时间顺序组成，以便查阅。 2、公司财务部负责建立公司合同所有档案台帐，各合同承办部门根据各自 的需要建立合同分台帐。 3、合同台账应记载：序号、合同编号、承办部门、对方单位、签约日期、 合同类别、合同标的、价款或酬金、数量和质量、签约单位、履行期限、方式、 合同执行情况(包括违约责任、合同变更、解除、以及特殊约定)合同文本的保 存部门及人员等事项。 三、合同档案的借阅管理 1、凡需借阅公司合同档案者，均须填写《合同档案借阅审批单》，经部门 经理签字，总经理助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。签批后方能 借阅。 2、重要合同档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。 3、借阅合同档案必须严格履行登记手续，依据《合同档案借阅审批单》， 为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档 案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要 摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点， 经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不 还者，合同管理员要及时催还。 4、公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3 天，如需延 长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥 善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。 5、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导 批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容 外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其 法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料， 退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。 控股财务管理部 2017 年6 月7 日