档案管理实务项目十.ppt

c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 （3）账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。 三、会计档案的保管  （1）会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： 开列清册，填写交接清单；在账簿使用日期栏填写移交日期；交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。 （2）会计档案的保管要求。会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 四、会计档案的借阅 会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准；外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 五、会计档案的保管期限 会计档案的鉴定是指划分会计档案的保管期限，对其进行初步鉴定、复查鉴定和对丧失价值的会计档案予以销毁的工作。 各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。属于永久：年度决算报表，涉及外事和对私改造的会计凭证、账簿等。属于定期：会计账簿、凭证和月报表等。 鉴定工作的组织与方法 单位在鉴定会计档案时，应成立由主管领导、会计部门与档案部门负责人参加的鉴定工作领导小组，制定方案，明确要求、步骤和方法，确保质量。任何个人不得擅自处理会计档案。步骤 1．初步鉴定——由会计人员完成。在每年的年度终结时候，对需要归档的会计材料进行整理、编目、装订，并根据《会计档案管理办法》确定保管期限。 2．复查鉴定——档案部门 3．销毁鉴定——对保管期满、可以销毁的会计档案，由档案部门提出意见，再由会计部门与档案部门共同鉴定，确认可以销毁的档案；然后编制销毁清册，经批准后，对档案实施销毁。 六、会计档案的编目 会计档案案卷目录 顺序号 案卷号 原凭证号 案卷标题 起止年月日 页数 保管期限 存放位置 备注 库房号 柜号 格号 七、会计档案的提供利用与编研 会计档案的编研工作 会计档案编研工作的主要内容是根据档案的内容和本单位的需要编制一定形式的档案参考资料。通常会计档案管理部门以编制数据性档案参考资料为主。 （1）基础数字汇集。基础数字汇集是利用会计档案中各方面的数据信息，将立档单位经济管理活动的数据按若干项目编辑而成的一种档案参考资料。其作用是供单位领导和业务人员全面、系统地掌握情况。 （2）重要数据汇集。重要数据汇集是按照时间顺序，将资金、主、产值、利润、利税、工资、奖金成本等分项制成表格而形成的档案参考资料。 （3）阶段性资金分析表。阶段性资金分析表是按时期对比和反映企业资金运转使用情况的参考资料，主要供单位领导掌握单位经营情况、养路费经验教训和研究发展方向。 八、会计档案