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会议服务工作流程 在会议服务过程中，礼仪接待服务是首要的，其核心是通过以礼相待过程中的仪容、仪表、礼貌用语及肢体语言，使业主单位和来访宾客满意，留下美好印象，获得“宾至如归”的最佳服务效果。使其对与会的场所产生良好的印象。 不同类型、规模、档次的会议接待工作，对服务的要求也各不相同；会务礼仪工作的质量直接关系到机关的形象，所以每一次会务接待工作都是对我们在服务质量、技术水平、安全保密意识、团队协作等多方面的一次综合性检阅。我们在长期的服务过程中积累了一些经验，结合民进中央办公楼的一些特点，我们制定了一系列的服务程序、服务规范、服务标准和制度： 礼仪接待服务程序表： 表1 序号 项目名称 负责 部门 工作标准 协助部门 工作标准 1 迎接宾客 服务部 按分工提前15分钟在会场门口、会场内等处迎接宾客，并按服务规范操作。 2 礼仪服务 服务部 按拟定方案做好礼仪服务，按服务规范操作。 工程技术部 确保设备、设施运转正常，及时处理突发故障 保洁部 走道、厕所等公共部位保持干净整洁，随脏随扫。 3 送客道别 服务部 会议结束将宾客送到楼梯口。 操作礼节规范表 表2 序号 操作礼节 规范标准 1 引导 为宾客引路时，应走在宾客左前方，距离保持2-3步，随着客人的步伐轻松前进。 .遇拐弯或台阶处，要回头向宾客示意说“请当心”。 引领客人时，应用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。 为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。 2 沏茶 先检查茶具是否清洁、无破损。 茶盘内放一抹布，以便擦拭； 茶盘与胸平齐，左手托盘，右手自然下垂； 送茶时，右手从托盘上把茶端给客人；应先客后主，先女宾后男宾，如有外宾，则先送给外宾。 放好茶杯后，应转动至杯柄在右侧，以便客人端起。 沏茶时，打开杯盖，把茶杯端拿起来注水。注水时，茶杯应轻拿轻放。打开杯盖，把杯盖放到桌上时，杯盖的内侧应该朝上，手不能碰到杯口和杯盖的内侧。 杯盖开启、合盖要缓而轻，避免杯盖相碰而发出响声。 1、会议服务工作 会议服务工作原则：安全保密、快速反应、优质服务； 制定严格的会议服务制度，确保会议服务工作顺畅周密。 每天早上7点半上班，负责副部长以上领导房间日常开水打取，结束后对各会议室的茶杯、灯光、空调进行检查。完毕后进行备勤状态。 下午5点下班前对各会议室茶杯、灯光、空调等进行复查。 2、会议前的服务 为安全保密起见，会议服务人员不得随意出入会场，按会议举办者的要求，随时在会场外待命，做好后勤工作。 根据会议组织者的通知，向餐厅报告用餐时间、用餐人数，避免与会人员少餐、误餐现象的发生。 会前服务表 表3 序号 项目名称 负责 部门 工作标准 协助部门 工作标准 1 接受任务 服务部 明确日期、时间及与会人数并了解其它特殊要求 办公室 下达订会、订餐通知书 2 拟定方案 服务部 根据所接受任务的会议时间、与会人数、会议级别、会议房间等具体要求，拟定详细的会议服务方案。 办公室 对拟定的方案提出修改意见 3 准备物品 服务部 根据确认的实施方案，做好以下各类物品的准备：茶具、日用品、饮料水果等，做好品种数量登记。 按需准备擦手纸、其它卫生用品等。 按需准备好灯光、空调等。 4 布置场地 服务部 按实施方案，做好茶具、日用品、饮料、水果的摆放，并负责指导其它设备的布置 按要求清扫场地、置放卫生用品。 会议开始前1个小时，对灯光、空调、设备进行调试： 检查会议室内空调是否良好。视季节提前将空调开启并将室温控制在26℃左右。 5 总体验收 服务部 办公室 对所有准备工作做最后确认，发现问题，及时通知有关人员纠正 保洁部 工程技术部 对存在问题的环节或部位立即进行整改。 会议中的服务 表4 序号 项目名称 负责部门 工作标准 协助部门 工作标准 1 茶水服务 服务部 按工作分区，宾客入场后提供茶水服务，执行“操作礼节规范” 2 引导服务 服务部 为迟到的与会人员提供领位服务；为参会人员提供卫生间引路服务 保洁部 保持卫生间的清洁卫生，及时对污物进行清理，随脏随扫 3 其它服务 服务部 尽最大可能满足参会人员的合理需求 办公室 指挥、协调、组织各部门，确保会议顺利进行 会议后的服务 表5 序号 项目名称 负责部门 工作标准 协助部门 工作标准 1 整理物品 服务部 按单查验接待必需品，并做好剩量登记、物品整理，为下一次接待做好准备 保洁部 整理桌椅、花卉，做好清理工作 撤除会标、横幅等； 关闭空调，在时间允许的条件下对会议室内的各种设备进行检查 2 清扫场地 服务部 按操作规范对场地进行打扫 保洁部 按操作规范配合公共区域的卫生清洁 3 安全检查 工程技术部 关闭所有应该关闭的设备、灯光及门窗。关闭前进行检查、调试，为下次会议做好充分准备 服务部 检查场地内是否有宾客的遗留物、丢失物