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电子邮件书写规范 完整的电子邮件包括四部分内容 收件人 主题 正文 签名 确认收件人信息，并将CC(抄送)人数减少至最低 收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。 CC（抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员让相关人员知晓，如您的直接主管 邮件主题明确且具描述性 邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识” 主题应该简单、明确的概括邮件的内容 可以遵循 What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。 正文简洁、美观、易懂 正文格式 一.称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ XXX经理（名字+职位），您好！XXX先生（女士），您好！ 二.内容 字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容 签名，可以让收件人了解您的信息 * * 主讲：周永意 2012.03.05 例：A新春二月最新图书推荐，4折起 (who) (when) (what) 例：通知：2009年度元旦和春节放假安排 (when) (what) 三.结尾客套语 如：Sincerely Bestregards 祝您顺利！ 收件箱页面— 点击“工具” 1 点击“选项” 2 点击“邮件格式” 3 点击“字体” 设置字号/字体 4 张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的 “第二季度销售指标确定会议”。 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 确定各个部门的第二季度的销售指标 11:30-12:00 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 10:00-11:30 第一季度销售指标完成总结—王总 9:30-10:00 主题 时间 内容简洁易懂，要让收件人在最 短的时间内了解您的表达意图； 根据收件人与自己的等级关系, 熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语； 如果事情复杂，最好使用1、2 3、4列几个段落分别说明； 合理利用图片，表格等形式来辅助陈述； 对于重要信息可以通过大写、改 变颜色、加粗等合理提示； 小贴士 王二 采购中心 Wang er Procurement Centre 陕西海升果业发展股份有限公司 Shanxi Haisheng Fresh Fruit Juice Co.,Ltd. 地址：中国陕西西安市育才路2号育才大厦B4-6室 Address:B4-6 Yucai building, #2 Yucai Road,XianChina 电话：（029）-8810-9678 传真：（029）-8521-6521 手机：+86-133-1234-5678 邮件地址：er.wang@ 网址： .签名档文字使用Verdana字 体字号10磅。 .签名主要包括名字、部门（职 务）、公司、地址、电话、传 真、E-mail等，书写时应将内容 归类。 .对于电话号码、手机号码等较 长的数字间应加停顿 ’-’ 签名设置 收件箱页面— 点击“工具” 1 点击“选项” 2 点击“邮件格式” 3 点击“签名” 新建签名信息 4 签名信息内容