印章管理规定.docVIP

PAGE PAGE 1 XX公司化学建材有限公司 印章管理规定 为使公司及各部门印章的使用与管理更规范化、制度化，有效规避企业风险，维护企业利益，杜绝违法行为发生，明确印章使用程序和范围，特制定本规定。 一、印章种类 1、公司章：公司公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章； 2、公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）； 3、部门章：公司内部各职能部门印章。 二、印章的管理 1、公司章和法人代表章为重要印章。 2、重要印章的管理原则是：“分开保管，专人管理”。印章保管人应确保印章的安全，印章使用应经严格的审批手续。各类印章的保管具体责任人： A 公司法人代表章（公司法人代表银行印鉴章）由财务部负责人保管； B 公司公章、合同专用章由行政部门负责人保管； C 公司财务专用章、发票专用章由财务部指定专人保管（支票由出纳保管）； D 各职能部门印章由各部门负责人保管。 3、印章保管人出差或休假时，须另行指定人员代管，公司章必须报公司领导同意，部门章必须报分管领导同意。 4、印章保管人如有工作变动，应在公司领导在场情况下办理交接手续，并由行政部门做好交接记录和备案登记。 5、印章应妥善保管，如不慎损坏或遗失，应在第一时间按程序报批，并提交行政部门进行更换及声时作废。 三、使用印章的程序与规定 （一）公司印章使用程序 1、各部室需使用公司印章时，盖章申请人必须填写《印章申用审批表》。 2、盖章申请人填写《印章申用审批表》后，连同所需盖章的文件样张交其部门负责人签注意见，报部门分管领导审核。 3、分管领导签注审核意见后，盖章申请人将《印章申用审批表》和需盖章文件样张报公司领导审批。 4、公司印章使用审批流程：经办人办理印章使用申请→部门负责人签注意见→分管领导审核→公司领导审批→保管人盖章并备案登记。 （二）部门印章使用程序 1、各部室需使用部门印章时，盖章申请人必须填写《印章申用审批表》。 2、盖章申请人填写《印章申用审批表》后，连同所需盖章的文件样张交其部门负责人签注意见，报部门分管领导审批。 相关部门使用部门印章审批流程：经办人办理印章使用申请→部门负责人签注意见→会签部门签注意见（无则跳过此步骤）→分管领导审批→保管人盖章并备案登记。 （三）所有涉及营销事务的盖章，统一由营销部门审批办理手续。 营销事务盖章审批流程：营销管理部办理印章使用申请→营销管理部负责人签字→营销部门分管领导审核→公司领导审批→保管人盖章并备案登记。 完成了上述的审核、审批程序以后，可交印章保管人盖章。盖章时印章保管人应仔细核对审批表与文件样张内容一致性，经核对无误后，加盖相应的印章。同时将文件样张复印件与《印章申用审批表》编号一并存档备查。 （四）印章使用规定： 1、需法人代表或委托代理人签字的各类合同和公司各类公文必须有公司领导或分管领导在其正本上签字，方可盖章。 2、各类财务报表、公司制式营销合同和员工劳动合同、产品价格表、营销标书、公司各类证照复印件、员工身份证复印件及单据可不备样张；其他文件必须留样存档。 3、两页以上的文件或合同文本必须加盖骑缝章。 4、《印章申用审批表》填写不规范和有疑问，印章保管人有权不盖章。 5、印章使用完后，保管人应填写《印章使用台账》，作详细备案登记，台账内容：使用日期、申请盖章文件名、文件号、文件数量、申办部门、经办人审批领导等。 6、经报OA办公系统审批的文件，由电子章保管部门负责人确认后方可加盖电子章，其盖电子章的文件必须与最终审批文件内容保持一致。同时，盖好电子章的文件应转换为PDF格式后再发文。 7、印章保管人在盖章时注意，盖章位置为文件正文部分。禁止在空白纸张、空白介绍信、空白单据及其他空白格式文件上盖章，盖章文件内容必须为正式的文件或图片。 8、财务部保管的财务专用章与发票专用章，只适用于财务收付款项、发票开具及相关财务业务时使用，使用的相关审批手续按财务管理制度执行。 9、公司原则上不得携带印章外出办理业务。如确需则应填写《公司印章外借审批表》，借用人填好审批表，写明借用印章的种类、原因、期限等内容。经分管领导审核和公司领导同意后，印章方可外带。用完后及时交还印章保管人并做好借还记录。 公司公章和公司法人代表章，原则上不得存放在同一人手中携带外出，特殊情况需带出的需报请公司领导同意，由行政部门安排人员与使用部门人员同时带出，印章由管理部门人员保管。印章带出在外使用的范围仅限于事先审批的用途，不得它用。公章带出期间，责任人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。一旦发现公章挪作它用，公司将追究法律责任。 公司公章外借审批流程：经办人办理印章外借使用申请→部门负责人签注意见→分管领导审核→公司领导审批→行政部门委派行政人员携带公司公章与申请部门一同外出办理盖章事务→外出公章使用完毕返回公