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秘书学概论复习资料
1、秘书的涵义 P1
(1)宫中秘藏之书:在我国古代,秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料
(2)辅臣
(3)行政职位:政府秘书均属国家公务员,秘书长属政务类公务员,一般秘书是事务类公务员
(4)社会职业:属于第三产业(限服务性行业),处理文书、事务的知识与能力,管理能力
2、秘书的层次 P4
中国:
①省、厅两级为高级秘书 ②处、科两级为中级秘书 ③科员级一下为初级秘书
(基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制,无法任用高、中级秘书。三资企业是例外)
国外(英国)自己看书P5
①行政级:名牌大学且专业训练,不得参与政党活动
②执行级:文官学院或行政学院
③文书级:大专毕业生
④助理文书级:高中毕业生经过短期职业培训
秘书的工作内容 (办文、办会、办事)P7
(1)文书撰写:上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等
(2)文书制作:打字、复印、编排、装订等
(3) 文书处理:收发、传递、办理、保管、立卷等
(4)档案管理:归档、鉴定、管理、提供等
(5)会议组织:准备、记录、文件、善后等
(6) 调查研究:计划、实施、分析、研究等
(7)信息资料工作:收集、整理、提供、储存等
(8)信访工作:群众来信来访、或顾客投诉处理等
(9)接待工作:日常来访与计划来访接待、安排、服务等
(10)协调工作:政策、工作、地区、部门、人际关系等
(11)督察工作:政策推行、或决议实施的督促、检查等
(12)日程安排:为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等
(13)日常事务:通讯、联络、值班、生活、管理等
(14)办公室管理:环境、设备、经费等
(15)其他临时交办事项
秘书工作的作用 P10
(1)助手作用
(2)参谋作用
(3)协调作用
(4)信息枢纽作用
(5)公共关系作用
秘书学的研究对象 P14
①秘书工作:内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法
②秘书人员:知识、技能、素质、职业道德
6、我国秘书工作职能的转变 P19
(1)支持决策,由提供信息转变为既提供信息,又拟制方案
(2)辅助管理,由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制
(3)处理信息,由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息
(4)计划工作,由重在层层传达计划转变为重在独立企划
7、秘书与秘书工作的起源 P28
(1)古代秘书的工作名不符实,只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发,秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。(2)文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志,管理典志的官职为——太史令;《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编,其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端
8、外国秘书工作的特点和趋势 P43
特点:普遍化(辅助性强工作适应面广)、年轻化、女性化
趋势:
①由事务型转为智能型(办公自动化程度提高,许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑
越来越多的秘书进入高级秘书阶层)
②秘书工作日益专业化:分工日细,技术要求越来越高
③秘书人员高学历、秘书工作的永业化
9、秘书工作机构的设置原则 P50
(1)精简原则(提高工作效率,避免人浮于事)
(2)纵向层次尽量少(上下沟通方便、及时,避免中间阻隔和官僚主义)
(3)横向幅度可适当加大(秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂)
这是由秘书工作的特点决定的,也是由国家行政机关明文规定的
秘书工作机构的名称与组织形式P51
名称:
①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅(室),其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成(国务院办公厅):通关政策研究、日常行政与机关事务
②以“秘书”命名的局、处、科、室、股,统辖于机关、单位或办公厅之下,负责文书、会务、联络、接待
组织形式:分理制或综理制
①分理制:中央的秘书工作机构“办公厅”(部级机构)国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局
省、部的秘书工作机构“办公厅”(厅局级)市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处
余下等级为“办公室”
②综理制:所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。。下面不在分设部门(工作量不太大的机关)
社会团体的秘书工作机构
秘书工作机构的职能 P54
(1)助手职能:表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务,节省领导的精力与时间;帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转;承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况
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