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PAGE PAGE 1 浙江大学协同办公系统发文管理暂行办法 （讨论稿） 第一条 为进一步推进办公自动化，提高办公效率，根据国家和学校公文处理有关规定和《浙江大学行政电子公文管理暂行规定（试行）》(浙大发〔2008〕18号)，结合学校工作实际，特制定本办法。 第二条 协同办公系统发文管理是指通过学校电子公文传输系统的“发文管理”模块处理学校发文的整个过程，包括主办部门拟稿、核稿，相关部门会签，党委办公室和校长办公室核稿、审核，校领导会签、签发，直至校对、印制、分发、归档等一系列公文电子文档的传送和处理过程。 协同办公系统发文管理流程详见附件。 第三条　除涉密和不宜进入协同办公系统处理的公文外，其他以学校名义印发的公文应通过协同办公系统的“发文管理”模块处理，公文种类主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 不宜进入协同办公系统发文管理的公文主要是指某些涉及敏感内容或不予公开的公文。 第四条　进入协同办公系统发文管理的公文应符合公文规范要求，做到行文依据完备、行文方式和程序妥当、公文格式和内容准确、相关附件材料齐全。如遇附件材料特别多或不便于扫描录入的图文、表格等情况，附件材料可不随公文一并提交，但应加以注释说明。 第五条 进入协同办公系统发文管理的公文统一为word文档格式，在公文管理流程的各个环节均可保留相应的修改痕迹，并显示修改人姓名。必要的附件材料或注释说明可以word或pdf文档格式提交，以便相关人员处理公文时参阅。 第六条　进入协同办公系统发文管理的公文应符合公文规范格式。公文格式的基本规范为：公文标题采用小2号华文中宋体字，正文采用小3号仿宋体字，正文中小标题采用小3号黑体字，行间距为固定值25磅；公文结构层次序数采用第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，等等 第七条 协同办公系统发文管理的各个环节由不同的部门（单位）和岗位完成，各部门（单位）和岗位人员应各司其职，及时按规定流程处理公文，保证公文处理的质量和效率。 第八条　协同办公系统发文管理相关的各部门（单位）和岗位人员的职责如下： （一）党委办公室和校长办公室（以下简称“两办”）是学校公文的主管部门，负责综合协调协同办公系统发文管理工作，按规定履行公文审核、印发职责，主要负责审核公文的种类、格式、流程等是否规范，检查监督公文传送的进度，反馈公文处理情况，印制发送公文。 （二）各职能部门（单位）是学校公文的主办部门，负责按工作职能和公文规范要求代表学校拟办公文，对公文处理质量和效率负有首要责任。为保障公文处理质量和效率，主办部门应确定专门人员（部门管理员）负责本部门协同办公系统发文管理工作，确定相对稳定的公文拟稿人负责起草公文。 （三）主办部门应严格按照公文规范要求拟办公文，避免将语言文字粗糙、内容表述不清晰、字体格式不规范的文稿进入协同办公系统发文管理。除内容简明单一的文稿外，公文拟稿人应事先充分征询本部门相关人员或其他相关部门的意见，形成合乎公文规范要求的文稿。拟办内容丰富、重要或涉及面广的规范性文件，事先应通过召开会议等形式进行充分讨论，广泛征求意见，反复修订完善。 （四）主办部门管理员应对拟办公文进行初审，登录协同办公系统“发文管理”模块，完整填写文件名、文号、拟稿人、日期等相关信息，连同公文正文和必要的附件材料或注释说明等，进入协同办公系统发文管理，按规定流程提交部门负责人核稿、相关部门会签、两办审核。 （五）主办部门负责人应认真审核拟办公文，负责把好公文质量关。 （六）各职能部门（单位）同时是学校公文的会办部门，负责按工作职能和公文规范要求会办公文，对公文处理质量和效率负有重要责任。会办部门负责人应认真审阅会办公文，及时会签处理意见。一般应由一位负责人代表会办部门审阅会签，如遇某些内容涉及面较广、确需相关负责人一并审阅的公文时，会办部门管理员可逐一提交相关负责人审阅会签。 （七）两办负责对主办部门提交的拟办公文进行初审，经分管主任审核后，提交校领导会签和签发。对主办部门提交的不符合规范要求的文稿，则应提出修改意见，予以退回，由主办部门重新办理。 （八）经校领导签发的文件由两办文印室负责排版，保证公文版式准确，印制清样后传送主办部门校对。 （九）主办部门拟稿人应认真做好公文校对工作，切实履行公文“第一读者”的职责，保证公文准确无误。 （十）主办部门将经校对的公文传送两办，两办文秘、文印人员对公文再次进行审核，确保公文准确无误，正式印发。 第九条　负责协同办公系统发文管理的两办文秘人员和部门管理员，应根据规定流程及时处理传送公文，并通过短信或电话方式通知相关校领导、部门负责人及时处理。 经常出差在外的校领导、部门负责人，应配备必要的条件实现远程办公，以便及时处理公文。 第十条