照实抄录.ppt

1.每份文件（即自然件），一份文件为一件。 2.各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件 3.文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。 “件”有哪些情况？ 4.正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 6.原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。 5.正文与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。 “件”有哪些情况？ 9.会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。 7.转发文与被转发文应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 8.来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。 “件”有哪些情况？ 第一步：检查文件质量； 检查质量 文件排列 编 页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 第二步：文件系统排列 第三步：编页号 第四步：编写件号 第五步：录入归档文件目录 第六步：装订 第七步：填写备考表 “件”的整理流程和方法 （1）检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐。 检查文件质量 第一步 （2） 修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。 （3）复制字迹模糊或易褪变的文件。包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。 （4）去除易锈蚀的金属物。 （5）规范纸张。装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴； （6）剔除多余的重份和不必要的复制件。 文件排列 编 页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 （1）正本在前，定稿在后； 文件系统排列 第二步 （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，复制件在后； （4）转发件在前，被转发件在后； （5）批复在前，请示在后； （6）不同文字的文本，中文本在前，外文本在后， 汉文本在前，少数民族文字在后。 （7）成套报表一册为一件。 检查质量 编 页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号：是每份归档文件页次的顺序号。 编页号 第三步 编写方法：以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为 一个流水号。 如果一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 检查质量 文件排列 编写件号 录入目录 装订 填备考表 第三步 （2）单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号；折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 （3）不得重编、漏编页号。 （1）编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右下角，背面的左下角。 （4）一般使用铅笔编写页号，或用打码机打号。 检查质量 文件排列 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号编写方法 将排列的归档文件赋予顺序号，以固定其存放顺序。 以“件”为单位的归档文件，以归档章（件号章）的形式在归档文件上注明，并以归档文件目录予以固定。 第四步 检查质量 文件排列 编 页号 录入目录 装订 填备考表 编写件号 全宗名称 年度 类别 件号/页数 保管期限 归档章 注意：“归档章”盖在每一份文件第一页的右上角空白处。 1.全宗名称：重庆大学 2.年度:文件形成年度 3.类别：学院（XY11-N) 4.件号:文件顺序号 5.页数:文件总页数 6.保管期限 ：（永久或长期） 重庆大学 年度 类别 件号/页数 保管期限 检查质量 文件排列 编 页号 录入目录 装订 填备考表 录入文件目录 件号 责任者 文号 题 名 时间 页 数 备 注 归档文件目录 件号：文件排列的顺序号； 责任者：发文机关或署名者。使用全称或通用 的简称；多个单位行文应照实填写所