2019年会议管理程序.docVIP

国立台北科技大学 文 件 名 称：会议管理程序 文 件 编 号：G00P11 制 定 单 位：秘书室 制 定 日 期：89.09.05 分发 单位 教 务 学 务 总 务 秘 书 会 计 人 事 技 研 图 书 电 算 进 修 部 进修 学院 军 训 系 所 修 订 纪 录 修订日期 单据编号 修订内容摘要 页次 版本/次 89/09/05 1.因校务座谈属政策倡导与意见沟通而非属正式会议，故将2.5内容删除。 2.修正4.1内容，将校务座谈部分删除。 1/2 B C05P01-02A  文件编号 G00P11 文件名称 版本 B 制定单位 秘书室 会议管理程序 页数 1/2 一、目的：为使各项会议顺利进行，达到会议功能之目标。 二、范围：参加人员： 2.1.校务会议：按照本校组织规程之规定产生行政政及学术单位主管、 教师代表、职员代表、技工工友代表、学生代表。 2.2.行政会议：各行政单位主管、院、系、所、中心等单位主管。 2.3.校务基金管理委员会：按照该委员会设置办法所产生之委员。 2.4.经费稽核委员会：由校务会议代表选举产生之委员。 三、权责：秘书室主办，相关单位协办。 四、作业内容： 4.1依据大学法及相关规定召开各项重要会议。 校务会议每学期召开一次，如有必要得召开临时校务会议。 行政会议每二周召开一次，校长视需要得召开扩大行政会议，召集二 级主管共同参加。 校务基金管理委员会议及经费稽核委员会议依照其设置办法定期召 开。 4.2订定会议时间，会知总务处预先布置场场地，开会通知奉校长核定后 十天前分送与会人员，提案单注明截止日期，送回秘书室汇整。 4.3会场在会前布置完毕，设置名牌及签到表，依照会议程序进行，并纪 录送请主秘及校长核阅。 4.4会议纪录陈核后送文书组打字，分送各单位并通传全校员工，每学期 装订成册，分发各一、二级主管参存，并列入移交。 五、相关文件： 5.1本校组织规程及校务会议规则。 六、使用窗体： 6.1开会通知单 6.2开会签到表 6.3会议纪录通传单  文件编号 G00P11 文件名称 版本 B 制定单位 秘书室 会议管理程序 页数 2/2 6.1流程圖 負責單位 作業流程 作業辦法 控管表單 依照本校組織規程 開會通知單 及各項會議規則與 開會簽到表 設置辦法之規定辦 會議紀錄通傳單 理 會議紀錄裝訂本歸 檔通 傳會議紀錄會場佈置裝訂會議議程、開會簽到表會議資料送與會人員搜集提案並詢問上次決議案發開會通知（會總務處）敲定會議日期秘書室室 6.1流程圖 負責單位 作業流程 作業辦法 控管表單 依照本校組織規程 開會通知單 及各項會議規則與 開會簽到表 設置辦法之規定辦 會議紀錄通傳單 理 會議紀錄裝訂本 歸 檔 通 傳 會議紀錄 會場佈置 裝訂會議議程 、開會簽到表 會議資料 送與會人員 搜集提案並詢 問上次決議案 發開會通知 （會總務處） 敲定會議日期 秘書室室