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规范流程 打造专业会议服务 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 一、什么是会议服务？ 所谓会议服务，就是为保障会议的召开而提供的全面的服务。包括会议的前期策划、会议的招商招展工作、会议的接待、现场服务以及会议的善后工作。 会议服务涉及的面非常广，从落实会场、安排交通、解决食宿再到现场的服务接待，这些都属于会务服务的范畴。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 二、会前工作 1、前期策划 。 前期策划主要就是在我们大量搜集相关信息的基础上提炼出与本次会议相关的内容。确定本次会议的主题、主要内容、拟邀请专家、会议时间、会议地点、会议的举办形式以及收费标准等内容。 2、落实酒店、会场。 对于开会的酒店和会场应该在前期进行考察，考察酒店所能提供给我们的最大房间数，酒店餐饮，以及有没有合适的会场来容纳本次会议的参会人员。在考察的同时还要注意酒店距离汽车站、火车站以及飞机场的距离。尽量选择交通比较方便的酒店。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 二、会前工作 3、印发会议文件。 根据我们前期策划的内容，印发会议文件。会议文件的内容要尽可能的详尽、明确，包括本次会议的主题、课题、拟邀专家、参会对象、收费标准、会议时间、地点等。印刷完成后要及时通过邮局寄送。此外，印刷时还要同时印好工作证、代表证等。 4、招商工作。 会议文件寄送出以后，要制定出整体项目招商计划，比如第一周要把手中信息铺完，第二周回访并落实部分客户，第三次回访就要把能够落实的客户信息完全落实。接下来的工作就是将没有通知到客户继续通知。在打电话的过程中确保一定要找负责人。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 二、会前工作 5、会议现场所需物品打包。 主要物品：报到本、住宿登记本、资料礼品发放本、收据、复写纸、住宿登记卡、纸笔、印泥、发票机、资料和礼品、插排、需要登记学分时还要准备好电脑。 此外，物品在打包的过程中要确定好清点人和确认人。以确保万无一失，不会忘记任何需要的东西。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 三、会中工作 （一）报到处。 1、签到。 签到本是我们事先根据报名信息整理好的。代表报到时直接根据代表单位即可找到。 2、开具收据。 代表签到后开局收据。收据一式三联。黑色联、绿色联、红色联。红色联上要体现资料礼品的份数。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 三、会中工作 3、收款、开具发票。 财务按照收据上的数目收取费用，在收据上卡现金收讫的章 。然后绿联由财务留下，红联交由参会人员，凭红联领取资料与礼品。 4、学分办理。 负责学分办理的工作人员负责登记参会人员的姓名、职务、职称、学历、身份证号等信息，并与参会人员认真核实，以保证信息的准确无误。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 三、会中工作 5、住宿办理。 在住宿登记本上找到报到单位，开具住宿登记卡 。住宿登记卡一式两联。一联由会务组保管，一联交由代表到酒店前台办理住宿。住宿登记卡上要体现代表单位、人数、房间号、入住时间、退房时间。并由代表签字确